Dobry i tani sprzęt medyczny
Autor: Krystian Lurka
Data: 07.05.2019
Źródło: Ligia Kornowska
| Tagi: | Ligia Kornowska |
Uzależnienie podmiotu leczniczego od jednego dostawcy, wymaganie posiadania uprawnień niemających związku z jakością zamawianej usługi i niezrozumienie obowiązków wynikających z RODO to jedne z głównych problemów szpitali związanych z udzielaniem zamówień publicznych na serwis sprzętu medycznego. Polska Federacja Szpitali i kancelaria Domański Zakrzewski Palinka przygotowały wytyczne, które ułatwią zamawiającym ominięcie najczęstszych pułapek związanych z przygotowywaniem dokumentacji takich postępowań.
Artykuł Ligii Kornowskiej, dyrektor zarządzającej Polskiej Federacji Szpitali, przewodniczącej Młodych Menedżerów Medycyny:
- Polski system ochrony zdrowia jest jednym z najbardziej niedofinansowanych w całej Unii Europejskiej. Pomimo stopniowego zwiększania nakładów na ten cel zadłużenie publicznych placówek medycznych w 2018 roku było największe od 11 lat. Dlatego bardzo ważne jest odpowiedzialne i efektywne gospodarowanie przez publiczne szpitale posiadanymi zasobami.
Część stałych kosztów, które wynikają z konieczności zapewnienia bieżącej pracy placówki, można stosunkowo łatwo ograniczyć poprzez odpowiednie przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Jak uczy doświadczenie, wiele placówek poprzez niewłaściwe sformułowanie opisu i warunków udzielania zamówienia ogranicza konkurencyjność, narażając się na niepotrzebne koszty, w szczególności przy zleceniach dotyczących profesjonalnych usług serwisowania sprzętu medycznego. Tymczasem z punktu widzenia efektywności wydatkowania środków publicznych niewłaściwym działaniem jest ponoszenie przez podmioty publiczne nieuzasadnionych (wyższych) kosztów danej usługi bez jednoczesnego zwiększenia jej jakości.
Podwójne błędy serwisowe
Serwisowanie sprzętu medycznego to usługi wysoko specjalistyczne, których świadczenie ma bezpośredni wpływ na ludzkie zdrowie i życie. Doprecyzowanie, na czym dokładnie zależy zamawiającemu, może sprawiać trudności osobie, która przygotowuje specyfikację zamówienia, a nie orientuje się biegle w kwestiach technicznych. Tymczasem wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia stanowią bezwzględne bariery dla udziału potencjalnego wykonawcy w postępowaniu (ich niespełnienie skutkuje odrzuceniem złożonej oferty). Zadania nie ułatwia też specyfika rynku usług serwisowych sprzętu medycznego – funkcjonują na nim zarówno producent danego sprzętu, jak i niezależne podmioty świadczące tożsame usługi. Z tego powodu kluczowym elementem postępowania zamówieniowego jest także odpowiednie wyznaczenie kręgu ewentualnych oferentów. Niekiedy warunki udziału w postępowaniu są określone w taki sposób, który umożliwia złożenie oferty wyłącznie producentowi danego sprzętu (lub jego autoryzowanemu przedstawicielowi). Powoduje to ograniczenie kręgu potencjalnych wykonawców. Tymczasem przygotowanie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji prowadzi do zwiększenia liczby złożonych ofert. Co do zasady przekłada się to na możliwość uzyskania atrakcyjniejszej ceny. Co więcej, każde ograniczenie konkurencji w postępowaniu musi mieć oparcie w obiektywnie uzasadnionych potrzebach zamawiającego – to na zamawiającym spoczywa ciężar wykazania ich istnienia.
Jak oszczędzać, wydając pieniądze?
W związku z licznymi sygnałami od szpitali o trudnościach w tym zakresie Polska Federacja Szpitali nawiązała współpracę z kancelarią prawną Domański Zakrzewski Palinka. Jej owocem są wytyczne, które mogą być wykorzystane przy planowaniu i realizacji zamówień publicznych dotyczących usług serwisowania sprzętu medycznego przez szpitale. Wskazówki w sprawie formułowania opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu mają zapewnić zwiększenie konkurencyjności i transparentności postępowań, a przez to przyczynić się do oszczędności przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiedniej jakości usług serwisowych. Rekomendacje adresowane są przede wszystkim do podmiotów wykonujących działalność leczniczą nabywających usługi serwisowania w trybie zamówień publicznych, ale mogą być także pomocne dla podmiotów niepublicznych, które kontraktują tego rodzaju usługi.
Po pierwsze, zapytaj
Autorzy wytycznych zwracają uwagę, że jeszcze przed przystąpieniem do złożenia zamówienia warto zdobyć rozeznanie w rynku. Służy temu dialog techniczny, czyli specjalne rozwiązanie przewidziane przez prawo zamówień publicznych.
Podstawowym celem przeprowadzenia dialogu technicznego jest uzyskanie przez podmiot planujący przeprowadzenie postępowania informacji o najnowszych, najkorzystniejszych i najtańszych rozwiązaniach technicznych w dziedzinie będącej przedmiotem zamówienia. Dzięki skorzystaniu z dialogu technicznego zamawiający zyskuje możliwość skonkretyzowania swoich potrzeb, a w konsekwencji przygotowania dokumentacji postępowania oraz określenia warunków przyszłej umowy w sposób odpowiadający aktualnym wymaganiom i standardom rynkowym. Co istotne, samo przeprowadzenie dialogu technicznego nie powoduje zobowiązań ze strony zamawiającego w stosunku do podmiotów biorących w nim udział.
Uzależnienie od jednego źródła
Przygotowane wytyczne zawierają wskazówki dotyczące unikania najczęstszych problemów związanych z zamówieniami na serwis sprzętu medycznego sygnalizowanych przez szpitale. Jednym z nich jest uzależnienie się od jednego dostawcy. Okazuje się, że nabywając sprzęt medyczny, zamawiający często nie regulują w umowach z wykonawcami kwestii usunięcia ze sprzętu blokad po wygaśnięciu gwarancji, w szczególności przeniesienia na zamawiającego praw do wszelkich dostępów i kodów serwisowych do urządzenia. W efekcie po zakończeniu okresu gwarancyjnego jedynie producent lub jego autoryzowany przedstawiciel może w praktyce świadczyć usługi w zakresie pogwarancyjnej obsługi serwisowej bez ryzyka naruszenia przepisów dotyczących ochrony praw autorskich.
Tymczasem można tego łatwo uniknąć, regulując zawczasu kwestię odblokowania urządzenia po wygaśnięciu gwarancji. Ponadto część świadczeniodawców, kierując się wygodą, stara się objąć jednym postępowaniem jak najszerszy zakres usług. W efekcie, mimo iż zdecydowaną większość czynności, których dotyczy zamówienie, mogłoby wykonać kilka podmiotów działających na rynku, to włączenie do niego również np. obowiązku ak¬tualizacji oprogramowania prowadzi do tego, że ofertę na całość zamówienia może złożyć wyłącznie jeden podmiot – producent sprzętu lub jego autoryzowany przedstawiciel.
Co za dużo, to niezdrowo
Kolejne problemy dotyczą wymagań posiadania uprawnień niemających związku z jakością zamawianej usługi, których spełnienie jest zależne od producenta sprzętu. Nierzadko bowiem zamawiający, kierując się godną pochwały chęcią zapewnienia jak najwyższego standardu świadczonej usługi, wprowadzają w postępowaniu obowiązek legitymowania się przez wykonawców autoryzacją producenta sprzętu. Tymczasem autoryzacja w żaden sposób nie wpływa na techniczną możliwość wykonania zamówienia. Taki obowiązek nie wynika też z art. 90 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych, który jest skierowany jedynie do wytwórców, importerów i dystrybutorów wyrobów medycznych. Żaden przepis prawa nie obliguje zamawiającego do zlecania obsługi serwisowej urządzeń medycznych wyłącznie podmiotom autoryzowanym. Inny problem o podobnym charakterze związany jest z RODO. Część zamawiających wymaga legitymowania się konkretnym certyfikatem zgodności z normami dotyczącymi ochrony danych osobowych w sektorze medycznym. Zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych zamawiający ma swobodę w wyborze, czy opisze przedmiot zamówienia przez określenie wymagań dotyczących wydajności lub funkcjonalności, czy też poprzez odniesienie się do konkretnej normy technicznej, np. ISO, jednak w tym drugim przypadku obowiązany jest dopuścić rozwiązania równoważne poprzez dodanie wyrazów „lub równoważne”.
Jak łatwo się domyślić, część zamawiających o tym zapomina. Warto zaznaczyć, że legitymowanie się określonym certyfikatem nie jest obowiązkowe w świetle przepisów RODO. Nie wprowadzają one obowiązku posiadania certyfikatu zgodności z konkretną normą, pozostawiając przedsiębiorcom swobodę w wyborze stosowanej procedury.
Oszczędniej dla szpitali, lepiej dla pacjentów
W zamówieniach w sektorze medycznym obiektywnie uzasadnione potrzeby zamawiającego należy rozumieć przede wszystkim pod kątem szeroko rozumianego interesu pacjentów. Dlatego też jakiekolwiek ograniczenie konkurencji w postępowaniu co do zasady będzie uprawnione o tyle, o ile podniesie jakość usług na rzecz pacjentów. Nieuzasadnione ograniczenia są też nieopłacalne, a pieniądze zaoszczędzone w ramach postępowań mogą zostać wykorzystane w innym obszarze, co przełoży się globalnie na skuteczniejsze zapewnienie ochrony zdrowia i życia pacjentów.
Przygotowane wytyczne ułatwiają osiągnięcie powyższego celu. Identyfikują główne problemy szpitali i przedstawiają rekomendacje ich rozwiązania. Zawierają też propozycje konkretnych zapisów, które mogą zostać wykorzystane w dokumentacji zamówienia. Wytyczne nie mają charakteru zamkniętego – autorzy deklarują, że jeśli pojawi się taka potrzeba, będą uzupełniane o dodatkowe zagadnienia wynikające z praktyki realizacji zamówień publicznych w szpitalach.
Tekst Ligii Kornowskiej to jeden z materiałów z "Menedżera Zdrowia" 1-2/2019. Czasopismo można zamówić na stronie: www.termedia.pl/mz/prenumerata.
Zachęcamy do polubienia profilu "Menedżera Zdrowia" na Facebooku: www.facebook.com/MenedzerZdrowia i obserwowania kont na Twitterze i LinkedInie: www.twitter.com/MenedzerZdrowia i www.linkedin.com/MenedzerZdrowia.
- Polski system ochrony zdrowia jest jednym z najbardziej niedofinansowanych w całej Unii Europejskiej. Pomimo stopniowego zwiększania nakładów na ten cel zadłużenie publicznych placówek medycznych w 2018 roku było największe od 11 lat. Dlatego bardzo ważne jest odpowiedzialne i efektywne gospodarowanie przez publiczne szpitale posiadanymi zasobami.
Część stałych kosztów, które wynikają z konieczności zapewnienia bieżącej pracy placówki, można stosunkowo łatwo ograniczyć poprzez odpowiednie przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Jak uczy doświadczenie, wiele placówek poprzez niewłaściwe sformułowanie opisu i warunków udzielania zamówienia ogranicza konkurencyjność, narażając się na niepotrzebne koszty, w szczególności przy zleceniach dotyczących profesjonalnych usług serwisowania sprzętu medycznego. Tymczasem z punktu widzenia efektywności wydatkowania środków publicznych niewłaściwym działaniem jest ponoszenie przez podmioty publiczne nieuzasadnionych (wyższych) kosztów danej usługi bez jednoczesnego zwiększenia jej jakości.
Podwójne błędy serwisowe
Serwisowanie sprzętu medycznego to usługi wysoko specjalistyczne, których świadczenie ma bezpośredni wpływ na ludzkie zdrowie i życie. Doprecyzowanie, na czym dokładnie zależy zamawiającemu, może sprawiać trudności osobie, która przygotowuje specyfikację zamówienia, a nie orientuje się biegle w kwestiach technicznych. Tymczasem wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia stanowią bezwzględne bariery dla udziału potencjalnego wykonawcy w postępowaniu (ich niespełnienie skutkuje odrzuceniem złożonej oferty). Zadania nie ułatwia też specyfika rynku usług serwisowych sprzętu medycznego – funkcjonują na nim zarówno producent danego sprzętu, jak i niezależne podmioty świadczące tożsame usługi. Z tego powodu kluczowym elementem postępowania zamówieniowego jest także odpowiednie wyznaczenie kręgu ewentualnych oferentów. Niekiedy warunki udziału w postępowaniu są określone w taki sposób, który umożliwia złożenie oferty wyłącznie producentowi danego sprzętu (lub jego autoryzowanemu przedstawicielowi). Powoduje to ograniczenie kręgu potencjalnych wykonawców. Tymczasem przygotowanie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji prowadzi do zwiększenia liczby złożonych ofert. Co do zasady przekłada się to na możliwość uzyskania atrakcyjniejszej ceny. Co więcej, każde ograniczenie konkurencji w postępowaniu musi mieć oparcie w obiektywnie uzasadnionych potrzebach zamawiającego – to na zamawiającym spoczywa ciężar wykazania ich istnienia.
Jak oszczędzać, wydając pieniądze?
W związku z licznymi sygnałami od szpitali o trudnościach w tym zakresie Polska Federacja Szpitali nawiązała współpracę z kancelarią prawną Domański Zakrzewski Palinka. Jej owocem są wytyczne, które mogą być wykorzystane przy planowaniu i realizacji zamówień publicznych dotyczących usług serwisowania sprzętu medycznego przez szpitale. Wskazówki w sprawie formułowania opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu mają zapewnić zwiększenie konkurencyjności i transparentności postępowań, a przez to przyczynić się do oszczędności przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiedniej jakości usług serwisowych. Rekomendacje adresowane są przede wszystkim do podmiotów wykonujących działalność leczniczą nabywających usługi serwisowania w trybie zamówień publicznych, ale mogą być także pomocne dla podmiotów niepublicznych, które kontraktują tego rodzaju usługi.
Po pierwsze, zapytaj
Autorzy wytycznych zwracają uwagę, że jeszcze przed przystąpieniem do złożenia zamówienia warto zdobyć rozeznanie w rynku. Służy temu dialog techniczny, czyli specjalne rozwiązanie przewidziane przez prawo zamówień publicznych.
Podstawowym celem przeprowadzenia dialogu technicznego jest uzyskanie przez podmiot planujący przeprowadzenie postępowania informacji o najnowszych, najkorzystniejszych i najtańszych rozwiązaniach technicznych w dziedzinie będącej przedmiotem zamówienia. Dzięki skorzystaniu z dialogu technicznego zamawiający zyskuje możliwość skonkretyzowania swoich potrzeb, a w konsekwencji przygotowania dokumentacji postępowania oraz określenia warunków przyszłej umowy w sposób odpowiadający aktualnym wymaganiom i standardom rynkowym. Co istotne, samo przeprowadzenie dialogu technicznego nie powoduje zobowiązań ze strony zamawiającego w stosunku do podmiotów biorących w nim udział.
Uzależnienie od jednego źródła
Przygotowane wytyczne zawierają wskazówki dotyczące unikania najczęstszych problemów związanych z zamówieniami na serwis sprzętu medycznego sygnalizowanych przez szpitale. Jednym z nich jest uzależnienie się od jednego dostawcy. Okazuje się, że nabywając sprzęt medyczny, zamawiający często nie regulują w umowach z wykonawcami kwestii usunięcia ze sprzętu blokad po wygaśnięciu gwarancji, w szczególności przeniesienia na zamawiającego praw do wszelkich dostępów i kodów serwisowych do urządzenia. W efekcie po zakończeniu okresu gwarancyjnego jedynie producent lub jego autoryzowany przedstawiciel może w praktyce świadczyć usługi w zakresie pogwarancyjnej obsługi serwisowej bez ryzyka naruszenia przepisów dotyczących ochrony praw autorskich.
Tymczasem można tego łatwo uniknąć, regulując zawczasu kwestię odblokowania urządzenia po wygaśnięciu gwarancji. Ponadto część świadczeniodawców, kierując się wygodą, stara się objąć jednym postępowaniem jak najszerszy zakres usług. W efekcie, mimo iż zdecydowaną większość czynności, których dotyczy zamówienie, mogłoby wykonać kilka podmiotów działających na rynku, to włączenie do niego również np. obowiązku ak¬tualizacji oprogramowania prowadzi do tego, że ofertę na całość zamówienia może złożyć wyłącznie jeden podmiot – producent sprzętu lub jego autoryzowany przedstawiciel.
Co za dużo, to niezdrowo
Kolejne problemy dotyczą wymagań posiadania uprawnień niemających związku z jakością zamawianej usługi, których spełnienie jest zależne od producenta sprzętu. Nierzadko bowiem zamawiający, kierując się godną pochwały chęcią zapewnienia jak najwyższego standardu świadczonej usługi, wprowadzają w postępowaniu obowiązek legitymowania się przez wykonawców autoryzacją producenta sprzętu. Tymczasem autoryzacja w żaden sposób nie wpływa na techniczną możliwość wykonania zamówienia. Taki obowiązek nie wynika też z art. 90 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych, który jest skierowany jedynie do wytwórców, importerów i dystrybutorów wyrobów medycznych. Żaden przepis prawa nie obliguje zamawiającego do zlecania obsługi serwisowej urządzeń medycznych wyłącznie podmiotom autoryzowanym. Inny problem o podobnym charakterze związany jest z RODO. Część zamawiających wymaga legitymowania się konkretnym certyfikatem zgodności z normami dotyczącymi ochrony danych osobowych w sektorze medycznym. Zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych zamawiający ma swobodę w wyborze, czy opisze przedmiot zamówienia przez określenie wymagań dotyczących wydajności lub funkcjonalności, czy też poprzez odniesienie się do konkretnej normy technicznej, np. ISO, jednak w tym drugim przypadku obowiązany jest dopuścić rozwiązania równoważne poprzez dodanie wyrazów „lub równoważne”.
Jak łatwo się domyślić, część zamawiających o tym zapomina. Warto zaznaczyć, że legitymowanie się określonym certyfikatem nie jest obowiązkowe w świetle przepisów RODO. Nie wprowadzają one obowiązku posiadania certyfikatu zgodności z konkretną normą, pozostawiając przedsiębiorcom swobodę w wyborze stosowanej procedury.
Oszczędniej dla szpitali, lepiej dla pacjentów
W zamówieniach w sektorze medycznym obiektywnie uzasadnione potrzeby zamawiającego należy rozumieć przede wszystkim pod kątem szeroko rozumianego interesu pacjentów. Dlatego też jakiekolwiek ograniczenie konkurencji w postępowaniu co do zasady będzie uprawnione o tyle, o ile podniesie jakość usług na rzecz pacjentów. Nieuzasadnione ograniczenia są też nieopłacalne, a pieniądze zaoszczędzone w ramach postępowań mogą zostać wykorzystane w innym obszarze, co przełoży się globalnie na skuteczniejsze zapewnienie ochrony zdrowia i życia pacjentów.
Przygotowane wytyczne ułatwiają osiągnięcie powyższego celu. Identyfikują główne problemy szpitali i przedstawiają rekomendacje ich rozwiązania. Zawierają też propozycje konkretnych zapisów, które mogą zostać wykorzystane w dokumentacji zamówienia. Wytyczne nie mają charakteru zamkniętego – autorzy deklarują, że jeśli pojawi się taka potrzeba, będą uzupełniane o dodatkowe zagadnienia wynikające z praktyki realizacji zamówień publicznych w szpitalach.
Tekst Ligii Kornowskiej to jeden z materiałów z "Menedżera Zdrowia" 1-2/2019. Czasopismo można zamówić na stronie: www.termedia.pl/mz/prenumerata.
Zachęcamy do polubienia profilu "Menedżera Zdrowia" na Facebooku: www.facebook.com/MenedzerZdrowia i obserwowania kont na Twitterze i LinkedInie: www.twitter.com/MenedzerZdrowia i www.linkedin.com/MenedzerZdrowia.
