Krajowe podróże służbowe – prawne podstawy rozliczania

Rozliczanie wyjazdów służbowych reguluje Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (MP nr 39 poz. 387). Zarządzenie zostało wydane zgodnie z art. 77 pkt. 2 Kodeksu Pracy.




Pojęcie podróży służbowej odnosi się do wyjazdu związanego ściśle z działalnością zawodową.
Zgodnie z Zarządzeniem podróż służbowa jest to wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. W poleceniu wyjazdu służbowego należy określić miejscowość, czas rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz środek transportu.

Z tytułu wyjazdów służbowych przysługują diety oraz zwrot kosztów:
a) przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
b) noclegów lub ryczałtu za noclegi,
c) dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w formie ryczałtu,
d) innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.

Zwrot poniesionych kosztów z tytułu podróży służbowej jest dla delegowanego przychodem, natomiast dla pracodawcy stanowi koszt uzyskania przychodu (poza kosztami wymienionymi w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zgodnie z art. 21 pkt 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku są diety oraz inne należności wypłacane z tytułu podróży służbowych. W odniesieniu do osób prowadzących działalność gospodarczą, a także osób współpracujących, kosztem uzyskania przychodu są wyłącznie diety oraz koszty udokumentowane odpowiednimi rachunkami. Dla tej grupy osób nie są możliwe rozliczenia w formie ryczałtu.

Nie zawsze podróż służbowa przynosi natychmiastowe lub wymierne korzyści finansowe. Nawet jeżeli z tytułu wyjazdu służbowego pracodawca nie uzyskał przychodu, koszty poniesione przez pracodawcę stanowią również koszty uzyskania przychodu.
Aby nastąpiło rozliczenie delegacji, powinien zostać wypełniony formularz delegacji krajowej. Natomiast polecenie wyjazdu służbowego z podaniem miejscowości, terminu wyjazdu oraz środka transportu może być wydane w formie ustnej. Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie...


Pełna treść artykułu...