Kronika naurkowa
5^th EACTS/ESTS Joint Meeting, 9–13 września 2006 r., Sztokholm, Szwecja

W dniach 9–13 września 2006 r. w Sztokholmie odbył się 5. połączony Kongres dwóch największych europejskich towarzystw naukowych zrzeszających kardiochirurgów, torakochirurgów i lekarzy pokrewnych specjalności: EACTS – The European Association for Cardio-thoracic Surgery i ESTS – The European Society of Thoracic Surgeons (5th EACTS/ESTS Joint Meeting). Kongres przyciągnął wielu uczestników zarówno urodą miasta, jak i (a raczej przede wszystkim) wysokim poziomem naukowym zjazdu. W konferencji wzięło udział ponad 3100 przedstawicieli różnych dziedzin medycznych, z członkami obu towarzystw na czele, a także lekarzy niezrzeszonych, studentów i pielęgniarek. Wraz z wystawcami, wizytatorami wystawy, osobami towarzyszącymi oraz specjalnie zaproszonymi gośćmi ze wszystkich niemal kontynentów, liczba ta sięgnęła 5000 osób. Całe 5-dniowe spotkanie podzielone było na trzy części. W piątek (9 września) w godz. 8.00–17.30 odbył się tzw. Techno-College, poświęcony nowościom w zakresie kardio- i torakochirurgii. Sobotę (10 września) od 8.30 do 17.30 zarezerwowano na podyplomowy kurs doskonalący (Postgraduate Course). Oba kursy wymagały dodatkowej opłaty. Główne sesje naukowe odbyły się w dniach 11–13 września w godz. 8.30–17.00. Dodatkowo w godz. 7.30–8.30 organizowano tzw. sesje śniadaniowe, również dodatkowo płatne. W ramach przerw pomiędzy sesjami odbyły się aż 23 sponsorowane sympozja satelitarne na wybrane tematy. Cieszyły się one jak zwykle dużym zainteresowaniem. W dniach 11–12 września 2006 r. w godz. 17.00–18.00 odbyły się zgromadzenia obu towarzystw, a po nich koncert w sztokholmskiej katedrze oraz obiad prezydencki w ratuszu. Od 10 do 13 września można było także zwiedzać halę wystawową z prezentacjami sprzętu i osiągnięć firm medycznych i farmakologicznych. Aby przeprowadzić zjazd na taką skalę, należy spełnić kilka podstawowych warunków: 1. Miasto, w którym organizowana jest konferencja, musi posiadać w pobliżu międzynarodowy port lotniczy mający bezpośrednie połączenia ze Stanami Zjednoczonymi, Azją i stolicami miast europejskich. 2. Powierzchnia wystawowa winna mieć 5000–7000 m2 w jednym poziomie. 3. Centrum kongresowe powinno mieścić się w jednym budynku, posiadać dużą salę na minimum 2500 osób, 2 sale na 500–700 osób, 4 sale na 250–350 osób, 6–8 pomieszczeń na 100–200 osób i 10–20 pomieszczeń na biura, gabinety itp. W pobliżu całego kompleksu kongresowego powinien znajdować się czterogwiazdkowy hotel (lub hotele) mogący zaoferować nocleg dla przynajmniej 2500 uczestników zjazdu i trzygwiazdkowy na minimum 2000 gości. Pozostałe hotele oficjalnie rekomendowane na stronie internetowej konferencji powinny posiadać dogodny dojazd. 4. Obligatoryjny dostęp do internetu, elektryczności i wody w gmachu sesji naukowych i wystawowych. 5. Możliwy musi być odpowiedni i wygodny dojazd dla firm medycznych prezentujących się w hali wystawowej, które będą zapewne chciały przetransportować gabarytowo duże elementy stoisk wystawowych. 6. Organizacja zjazdu wymaga niezbędnej liczby pracowników i firm do obsługi: sekretariatu, rejestracji, centrum prasowego, informacji turystycznej, stałej obsługi informatycznej, cateringowej, służb porządkowych i wolontariuszy płynnie posługujących się językiem angielskim. 7. Miasto organizacji kongresu musi dysponować publicznymi środkami transportu (metro, pociąg, tramwaj, autobus), miejscami do organizacji koncertów na minimum 1000 osób, obiadów i posiłków na minimum 100 osób i uroczystych, wieczornych obiadów prezydenckich na minimum 700 osób. Wymienione warunki zaważyły o organizacji poprzednich kongresów we Frankfurcie (2000), Lizbonie (2001), Monte Carlo (2002), Wiedniu (2003), Lipsku (2004) i Barcelonie (2005). Konferencję, której koszt wyniósł około milion euro, zaczęto organizować z dużym wyprzedzeniem. Centrum kongresowe zarezerwowano już 3 lata wcześniej, podczas gdy logistyka przygotowywania podobnych spotkań jest regularnie udoskonalana od 12 lat. W gestii EACTS było wybranie miejsca, powołanie na gospodarzy konferencji zespołu lokalnych autorytetów chirurgicznych, zarządzanie finansami i programem naukowym oraz organizacja wystawy i wydarzeń kulturalnych (koncert, uroczysty bankiet itp.). Kongres odbywał się na terenie kompleksu Międzynarodowych Targów w Sztokholmie (Stockholm International Fairs), odległych o 3 stacje metra od Dworca Głównego, wyposażonych w dwupoziomowy układ sal wykładowych, dużą halę dla wystawców, obszerny hol z recepcją, bary i kafeterie (ryc. 1.). Z targami sąsiadowało duże centrum hotelowe. Ciekawostką był fakt, że droga od stacji metra do budynków – ok. 500–600 m – była w całości zadaszona, co znakomicie zabezpieczało przed ewentualnym deszczem, jednakże letnia i upalna pogoda sprawiła uczestnikom i organizatorom miłą niespodziankę, podnosząc walory pobytu. Rejestracja i płatności wnoszone przez uczestników zjazdu odbywały się głównie drogą internetową. Drugą opcją była rejestracja na miejscu. Indywidualny numer rejestracyjny upoważniał do odbioru odpowiednich materiałów zjazdowych, takich jak: identyfikator, torba zjazdowa z książką streszczeń (Suplement Interactive CardioVascular and Thoracic Surgery) oraz vouchery zamówione i opłacone podczas rejestracji. Techno-College i Postgraduate Course wymagały innych, odróżniających się kolorystycznie identyfikatorów. Wykupione vouchery dotyczyły towarzyszących wydarzeń kulturalnych (koncert muzyczny w katedrze, uroczysty prezydencki obiad w ratuszu, wycieczki autokarowe i stateczkami, zwiedzanie Sztokholmu) (ryc. 2.). Certyfikat uczestnictwa także był wydawany na podstawie specjalnych voucherów. Vouchery na imprezy towarzyszące trzeba było wymienić na zaproszenia, bilety wstępu i inne. Podczas rejestracji internetowej była też możliwość zakupu biletów na środki komunikacji miejskiej (autobus, metro) i odebrania ich razem z identyfikatorami i voucherami. Dla uniknięcia pomyłek osoba odbierająca komplet swoich dokumentów musiała potwierdzić podpisem ich odbiór. Dla usprawnienia rejestracji prowadzonej na miejscu uczestnik był zobowiązany wypełnić formularz osobowy dostępny w budynku kongresowym i udać się z nim do punktu obsługującego ten typ rejestracji. Dane te były natychmiast wprowadzane do komputera, drukowano odpowiednie identyfikatory, vouchery i wręczano od ręki komplet materiałów zjazdowych. Osobami zaangażowanymi w rejestrację uczestników sympozjum, w udzielanie niezbędnych informacji organizacyjnych i turystycznych, a także wsparcie organizacyjne stoisk firmowych towarzystw naukowych, byli głównie studenci (ryc. 3.). Ich angaż miał formę wolontariatu, wakacyjnych praktyk studenckich (studenci wydziałów turystycznych) lub też za wynagrodzeniem (w zależności od przepracowanych godzin). Z racji miejsca, w którym odbywała się konferencja, większość studentów była narodowości szwedzkiej, ale pracowały tam również osoby z Polski, Brazylii, Hiszpanii, Czech i Wielkiej Brytanii. Aby członkowie załogi mogli dobrze przygotować się do pełnienia swoich obowiązków, rozsyłano do nich wcześniej drogą internetową list, tzw. staff brief, z którym przyszły pracownik musiał się zapoznać i przyswoić sobie zawarte w nim informacje. Ponadto w dniu poprzedzającym rozpoczęcie zjazdu odbył się specjalny kurs instruktażowy dla całego personelu. Pracownik w ciągu dnia miał prawo do 3 przerw – dwóch 10-minutowych (tzw. coffee breaks) i jednej 30-minutowej (tzw. lunch break). Formą wynagrodzenia były vouchery, które pracownik otrzymywał na porannej odprawie (2 vouchery na napój – kawa, herbata, woda mineralna, sok itp. i 1 na lunch wydawany w restauracji na terenie centrum kongresowego). Godziny przerw (ustalane przez kierownika załogi) były tak zorganizowane, żeby na stanowisku pozostawała zawsze przynajmniej połowa kadry. Nie można nie wspomnieć o fantastycznej atmosferze panującej wśród załogi. Wszyscy wypełniali swoje zadania z wielkim zapałem, zaangażowaniem i służyli pomocą swoim kolegom oraz uczestnikom. Konkretne wymagania dotyczyły firm prezentujących się w hali wystawowej. Określały one rozmiary stoiska (wysokość, powierzchnia), a nawet nacisku wywieranego na podłogę hali – limit wynosił 2000 kg/m². Ustalone były również zasady dotyczące niebezpiecznych urządzeń, materiałów, dostępu do wody, elektryczności, czystości, wyglądu stanowiska. Zakres odpowiedzialności organizatora wystawy za nieszczęśliwe wypadki został z góry ustalony. Wystawca był zobowiązany dotrzymać terminów opłat za wynajem stanowiska, jak również za jego terminowe zmontowanie i rozmontowanie. Warto także nadmienić, że miejsce, wielkość i atrakcyjność lokalizacji stoiska wystawowego była powiązana z wysokością sponsoringu całego zjazdu. Trzeba również zaznaczyć, że wszystkie informacje (rejestracja, opis wydarzeń kulturalnych, baza noclegowa, plan spotkań naukowych, wskazówki dla autorów streszczeń, wymagania dla wystawców itd.) były dostępne na stronie internetowej konferencji z odpowiednim wyprzedzeniem. Stałym elementem kongresów ESTS i EACTS jest uroczysty i okolicznościowy obiad prezydencki. Odbył się on w gmachu ratusza miejskiego, w miejscu i według reguł ceremonii przyznawania Nagrody Nobla, wywierając niezwykle silne wrażenie na uczestnikach spotkania. Organizatorzy 5. Kongresu ESTS/EACTS ustawili tym samym bardzo wysoko poprzeczkę dla swoich następców. Ta sytuacja dowodzi, że dla celów marketingowych zarówno towarzystw naukowych, jak i kraju, w którym odbywa się kongres, wykorzystanie tego rodzaju atrakcji jest niezwykle ważne. Na koniec smutna dygresja. Obecnie żadne polskie miasto nie spełnia ww. warunków do przeprowadzenia tak dużej konferencji naukowej, choć miejsc mających do zaoferowania sporo dodatkowych atrakcji w naszym kraju nie brakuje. Miejmy nadzieję, że w najbliższej przyszłości ta sytuacja ulegnie zmianie.