Audyt zgodności w placówce medycznej – pomoc czy obawa?

Audyt zgodności w placówce medycznej ma na celu sprawdzenie, czy jej działalność odpowiada wymogom prawnym. Nie jest to zatem kontrola, lecz raczej sposób na przygotowanie się do kontroli uprawnionych organów. Tym chętniej powinni go przeprowadzać zarządzający placówkami, zamiast mieć obawy.

Jakie obszary można poddać audytowi zgodności?
Zakres audytu zależy każdorazowo od indywidualnych potrzeb placówki. Audyty mogą być prowadzone samodzielnie lub z wykorzystaniem podmiotów zewnętrznych. Niewątpliwym atutem tego drugiego modelu jest zewnętrzne spojrzenie audytora i wiedza specjalistyczna, którą może się on podzielić w formie rekomendacji. Co może objąć audyt zgodności w placówce medycznej?

Przegląd dokumentacji
Bazując na naszych doświadczeniach, warto przyjrzeć się obowiązującym dokumentom. Chodzi m.in. o sprawdzenie kompletności i aktualności regulaminu organizacyjnego i danych ujawnionych w RPWDL. Warto objąć analizą także dokumentację medyczną pod kątem tego, czy zawarte w niej informacje odpowiadają wymogom prawnym, czy jest na bieżąco uzupełniana, w jaki sposób jest zabezpieczona. Istotnym elementem audytu dokumentacji jest też okres jej przechowywania. Okresowego sprawdzenia wymagają też procedury sanitarne.

Przestrzeganie praw pacjenta
Bardzo ważnym punktem zapewnienia zgodności funkcjonowania placówki medycznej jest przestrzeganie praw pacjenta. W tym zakresie należy skupić się na ocenie związanych z nimi czynności, jak choćby udzielanie pacjentowi informacji, prawidłowość odbierania zgody na udzielanie świadczeń zdrowotnych, udzielanie świadczeń zdrowotnych osobom małoletnim, ubezwłasnowolnionym i niepełnosprawnym. Warto też zwrócić uwagę na sposób obsługiwania skarg i roszczeń pacjentów.

Prawo pracy i umowy
Audyt z zakresu prawa pracy dotyczy w szczególności prawidłowości prowadzenia akt osobowych pracowników, analizy czasu pracy, realizacji założeń BHP czy wysokości wynagrodzeń – co ma szczególne znaczenie w kontekście lipcowych podwyżek. Z uwagi na różne formy zatrudnienia w placówce medycznej weryfikacja tego obszaru powinna obejmować nie tylko umowy o pracę, ale także pozostałe umowy zawierane z personelem. Warto też zweryfikować postanowienia innych umów zawieranych na przykład w ramach obsługi księgowej, kadrowej czy hostingu.

Ochrona danych osobowych i strony internetowe
Kolejnym obszarem, który warto rozważyć, decydując się na przeprowadzenie audytu zgodności, jest ochrona danych osobowych, czyli zapewnienie zgodności z przepisami RODO. Audyt może objąć przede wszystkim weryfikację dokumentacji ochrony danych osobowych i praktyk w tym zakresie. Uwadze polecić należy realizację obowiązku informacyjnego względem pacjentów, stosowane zabezpieczenia i prawidłowość wykorzystywanych dokumentów, m.in. w zakresie udzielanych zgód na przetwarzanie danych osobowych. W przypadku prowadzenia strony internetowej lub mediów społecznościowych audyt może objąć ponadto postanowienia polityki prywatności i cookies, a także oświadczeń odbieranych na stronie.

Co jeszcze warto sprawdzić?
Powyższe wyliczenie nie jest wyczerpujące. Obszarów, które mogą zostać poddane audytowi, jest znacznie więcej, by wspomnieć hasłowo – choćby weryfikację przestrzegania obowiązków sprawozdawczych, wymogów dotyczących lokalu, zasad przechowywania leków czy zagadnień związanych z odpadami medycznymi. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, warto rozważyć także przeprowadzenie audytu finansowego placówki, który weźmie pod uwagę również sprawy podatkowe.

Zalety audytów zgodności
Jak wspomnieliśmy na początku, audyt zgodności nie ma charakteru kontroli. Jest narzędziem, które umożliwia pogłębienie znajomości placówki i podjęcie konkretnych kroków mających na celu jej rozwój. W przypadku wykrycia nieprawidłowości można podjąć działania zmierzające do ich usunięcia, co będzie przydatne w odniesieniu do ewentualnych kontroli uprawnionych organów czy w przypadku ubiegania się o kontrakt z NFZ. Audyt stanowi też świetny środek do oszacowania wartości placówki, co ma kluczowe znaczenie w przypadku rozważania jej sprzedaży. Prowadzenie audytów zgodności zapewnia zatem bezpieczeństwo prawne i solidne podstawy do stałego rozwoju działalności placówki medycznej.

Uświadomienie sobie ewentualnych problemów na wczesnym etapie zapewnia komfort czasowy na wprowadzenie niezbędnych zmian. Podmiot leczniczy to skomplikowana maszyna, w której wszystkie tryby powinny podlegać przeglądom i konserwacji, a czasem naprawie – ta może okazać się bardziej kosztowna w przypadku późnego wykrycia istotnych usterek. Z tych powodów warto pamiętać o audytach jako diagnozie, która stanowi przyczynek do późniejszych działań, a które wspólnie składają się na sprawnie funkcjonującą placówkę medyczną.

Artykuł radców prawnych Krzysztofa Kozika i Jarosława Peplinskiego z Kancelarii Radców Prawnych Bartosz Pawelczyk Krzysztof Kozik opublikowano w Biuletynie Wielkopolskiej Izby Lekarskiej 5/2024.