iStock
O standardzie rachunku kosztów w Centrum Onkologii w Bydgoszczy
Redaktor: Krystian Lurka
Data: 18.03.2021
Źródło: Anna Kasprowicz, Magdalena Ogonowska i Anna Szymańska
Prace nad wdrożeniem standardu rachunku kosztów rozpoczęto w Centrum Onkologii w Bydgoszczy w listopadzie 2020 r. Jak przebiegały, co było trudnością i kiedy się zakończą? Przedstawiamy opis przypadku.
Opis przypadku autorstwa Anny Kasprowicz, dyrektor do spraw ekonomicznych i głównej księgowej Centrum Onkologii w Bydgoszczy, Magdaleny Ogonowskiej, pełniącej obowiązki kierownika zespołu do spraw rachunkowości zarządczej Centrum Onkologii w Bydgoszczy, Anny Szymańskiej z COplus:
– Centrum Onkologii im. prof. F. Łukaszczyka w Bydgoszczy jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej – od 2000 r. akredytowanym przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia. Misją ośrodka jest zapewnienie nowoczesnych standardów diagnostyki i skojarzonego leczenia nowotworów z jednoczesnym dążeniem do wprowadzania innowacyjnych technologii oraz rozwojem nauki i edukacji medycznej.
W centrum prowadzona jest profilaktyka, edukacja zdrowotna, wysokospecjalistyczna diagnostyka oraz skojarzone leczenie nowotworów, zgodnie z przyjętymi światowymi standardami:
– w diagnostyce wykorzystuje się między innymi nowoczesne techniki obrazowania – pozytonową emisyjną tomografię, scyntygrafię, rezonans magnetyczny i tomografię komputerową,
– skojarzone leczenie operacyjne prowadzone jest wraz z chirurgią plastyczną i rekonstrukcyjną, radioterapią wykorzystującą niekonwencjonalne metody napromieniania, brachyterapią - włącznie z radioterapią stereotaktyczną guzów mózgu, chemioterapią z uwzględnieniem najnowszych na świecie leków oraz terapią celowaną molekularnie,
– ośrodek zapewnia telefoniczną rejestrację, możliwość wyboru lekarza, opiekę psychologiczną, rehabilitację, a także konsultacje medyczne z zagranicznymi specjalistami.
Dodatkowo w podmiocie realizowana jest działalność badawczo-rozwojowa oraz działalność dydaktyczna. Obecnie w centrum funkcjonuje dziewięć oddziałów, 22 poradnie, 25 pracowni i zakładów.
Początek
Prace nad wdrożeniem standardu rachunku kosztów podjęto w Centrum Onkologii w Bydgoszczy w listopadzie 2020 r. Polegały one na opracowaniu nowego, zgodnego z rozporządzeniem ministra zdrowia, podziału rodzaju kont zespołu 4. – konta rodzajowe. Opracowane konta były podstawą dla dokonania niezbędnych zmian najpierw w programach magazynowych, tak aby od początku roku mieć możliwość wydawania materiałów zgodnie z nowym rodzajem kosztów, a następnie w programie ewidencji środków trwałych oraz w programie kadrowo-płacowym, skąd pochodzą dane o wynagrodzeniach wraz z pochodnymi w podziale na składniki wynagrodzeń, grupy zawodowe oraz miejsca powstawania kosztów. Ciężar pracy związany z opracowaniem nowego układu kosztów rodzajowych spoczął na kierowniku działu finansowo-księgowego.
1 stycznia 2021 r. rozpoczął prace nowo powołany zespół do spraw rachunkowości zarządczej, którego zadaniem jest wdrożenie i utrzymanie standardu rachunku kosztów, a także wycena realizowanych procedur.
Kolejnymi etapami niezbędnymi dla wdrożenia standardu rachunku kosztów, które realizowano w pierwszych dwóch miesiącach były:
– opracowanie kluczy podziałowych dla OPK działalności pomocniczej,
– przygotowanie raportów z systemu informatycznego części białej,
– weryfikacja poprawności ewidencji realizowanych procedur.
Wdrożenie standardu rachunku kosztów w aplikacji „COplus” rozpoczęto w styczniu 2021 r. W rezultacie wykonanych prac, po księgowym zamknięciu stycznia, 26 lutego zaimportowano dane do programu „COplus”, który dokonał wymaganych rozporządzeniem ministra zdrowia z 26 października w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców alokacji kosztów i wygenerował zestaw raportów zarządczych, prezentujących koszty i rentowność poszczególnych komórek. Przy wsparciu konsultantów z firmy COplus udało się wykonać ogrom prac i w ciągu zaledwie sześciu tygodni w Centrum Onkologii w Bydgoszczy wdrożono standard rachunku kosztów.
Dlaczego do wdrożenia standardu rachunku kosztów wybrano „COplus”, a nie system finansowo-księgowy?
Wykorzystywany w Centrum Onkologii system finansowo-księgowy nie jest zintegrowany z systemem tzw. części białej. Podjęcie prac nad integracją byłoby długotrwałe i kosztowne. Mimo że producent oprogramowania FK był otwarty na realizację tego zadania, trudno nam było ocenić, jak się odniosą do tego producenci innych wykorzystywanych w centrum programów i czy prace nie będą się nadmiernie opóźniały. Czas naglił, od 1 stycznia 2021 r. zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia mieliśmy obowiązek wyceniać procedury zgodnie z wymaganiami rozporządzenia. Dodatkowo dotychczas nie mieliśmy oprogramowania do wyceny procedur, w związku z tym wszelkie wyliczenia odbywały się w arkuszach kalkulacyjnych. Mając świadomość, że wycenie i okresowej aktualizacji muszą podlegać wszystkie realizowane procedury, potrzebowaliśmy oprogramowania, które tę funkcję będzie posiadało. Wiedzieliśmy, że ze względu na szerokie spektrum prowadzonej działalności (badawczo-rozwojowa, dydaktyczna, programy zdrowotne, programy unijne, działalność komercyjna), dużą liczbę realizowanych procedur, ośrodków kosztów do rozliczenia w rachunku kosztów oraz powiązań pomiędzy nimi, zadanie to jest możliwe do wykonania tylko przy wykorzystaniu przeznaczonego do tego celu oprogramowania.
Na naszą decyzję wpłynęła również czytelność wykonanych alokacji kosztów i możliwość prześledzenia każdego z etapów rozliczania kosztów w programie „COplus”, a także proste i szybkie zaczytywanie danych do rozliczenia. Dostępne w programie raporty prezentują alokacje kosztów wraz z informacją o nazwie zastosowanego klucza, wartości kluczy czy nazwie i koszcie wykonywanych oraz zlecanych procedur medycznych. Dużą wartością dodaną był fakt, że program „COplus” był gotowy do wykorzystania, a nie był w formie projektu informatycznego. Podejmując decyzję o zakupie dostępu do niego, wiedzieliśmy, co otrzymamy. Czasu na wdrożenie standardu rachunku kosztów było bardzo mało, więc tym bardziej wsparcie dr Anny Szymańskiej, która doskonale zna rozporządzenie, było dla nas bezcenne.
Jakie trudności pokonaliśmy, wdrażając standard rachunku kosztów?
Trudności związane z wdrożeniem można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to zmiany w systemach finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, magazynowych oraz programie ewidencji środków trwałych. Zmiany te były możliwe dzięki pomocy współpracujących firm informatycznych, ale także dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników Centrum Onkologii.
Druga grupa to przygotowanie raportów z systemów medycznych wraz z weryfikacją poprawności przekazywanych danych.
Już w listopadzie 2020 r. rozpoczęliśmy prace nad dostosowaniem kont zespołu 4 do wymagań rozporządzenia. Uznaliśmy, że wszystkie konta rodzajowe muszą mieć taką samą strukturę, dlatego konta analityczne w systemie FK rozbudowaliśmy do czwartego poziomu analitycznego. Mając na uwadze nasze potrzeby raportowe, dodaliśmy nowe konta rodzajowe, w szczególności w obszarze wynagrodzeń i świadczeń na rzecz pracowników. Co za tym idzie - należało zmodyfikować również wszystkie zestawienia definiowane i pozyskiwane z programu FK.
Następnie podjęliśmy prace nad modyfikacją listy kont zespołu 5. – ośrodki powstawania kosztów. Wytyczne nie narzucają obowiązku zmiany OPK, jednakże należy dokonać ich modyfikacji zgodnie z zasadami wyodrębniania OPK, opisanymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Mimo że podjęliśmy decyzję o pozostawieniu do 31 grudnia 2021 r. obecnie stosowanej indeksacji OPK, nie uniknęliśmy konieczności wydzielenia nowych ośrodków kosztów. Konta zespołu 5. zostały uporządkowane zgodnie ze wskazaną w rozporządzeniu syntetyką, a w części obszarów dodaliśmy nowe OPK, głównie w syntetyce 508, 529, 540 i 545. Obecnie słownik OPK liczy 252 konta. W kolejnym roku planujemy zawrzeć w indeksie OPK kod resortowy, co ułatwi przekazywanie danych do AOTMiT.
W trakcie prac korzystaliśmy ze wsparcia merytorycznego COplus, co pomogło nam w efektywnym i prawidłowym przyporządkowaniu kont do wskazanej syntetyki oraz w dodaniu nowych kont w obszarach wymaganych rozporządzeniem, w celu prawidłowego wykonania alokacji kosztów. Jednymi z ostatnich dodawanych przez nas OPK były konta w syntetyce 508, grupujące koszty związane z COVID-19.
Druga grupa trudności wiązała się z przygotowaniem raportów zawierających dane operacyjne wspierające wykonanie alokacji kosztów działalności pomocniczej i proceduralnej. To, jakie dane będą nam potrzebne, wprost wynikało ze wzorcowego pliku importującego dane do „COplus”, co zdecydowanie ułatwiło i przyspieszyło ten proces.
Jednocześnie uruchomione zostały dwie ścieżki weryfikacji i pozyskania danych. Kierownicy komórek pomocniczych zatwierdzali lub modyfikowali klucze, za których pomocą koszty działalności podległych im ośrodków kosztów będą dzielone w rachunku kosztów. Ustalono również sposób aktualizacji wartości kluczy podziału kosztów i przekazywania ich do Zespołu ds. Rachunkowości Zarządczej. Równolegle informatycy pracujący w Centrum Onkologii tworzyli raport zawierający informację o zlecanych i wykonywanych procedurach medycznych. Raport ten również podlegał weryfikacji w zakresie nazw procedur, liczby wykonań, komórek wykonujących i zlecających.
Prace związane z „pierwszą” wyceną procedur potrwają jeszcze kilka miesięcy, przy czym szacujemy, że w pierwszym półroczu powinny się zakończyć. Informację będziemy pozyskiwać z systemu medycznego i od osób wykonujących procedury. Chcemy maksymalnie wykorzystać funkcjonalność programu „COplus” w zakresie elektronicznej wyceny procedur i w nim wycenić, a następnie aktualizować wszystkie wykonywane procedury. Mamy już przygotowane słowniki zawierające zestawienie kosztów zasobów materiałowych (leków, materiałów, wyrobów). Zestawienie pochodzi z programu magazynowego Apteki i Działu Centralnej Sterylizacji. Trwają prace nad przygotowaniem słownika zasobów osobowych (stawek wynagrodzeń poszczególnych grup pracowniczych realizujących procedury). Mamy nadzieję, że zestawienie uda się pozyskać z modułu kadrowo-płacowego. Jeśli nie będzie to możliwe, trzeba będzie te dane pozyskać w inny sposób, przeliczając wybrane koszty wynagrodzeń i pochodnych zaewidencjonowane w programie FK. Słowniki zasobów materiałowych i zasobów osobowych, wraz z listą procedur wymagających opisu i wyceny posłużą jako dane importowane do modułu elektronicznej wyceny procedur w „COplus”. Podobnie jak wszystkie podmioty wdrażające standard rachunku koszów, musimy okresowo (nie rzadziej niż raz w roku) weryfikować wyceny realizowanych procedur ze względu na zawarte w rozporządzeniu wytyczne, które dokładnie regulują metody wyceny kosztów bezpośrednich i pośrednich procedur. W rachunku kosztów bazującym na danych za styczeń 2021r. do rozliczenia kosztów wykorzystaliśmy dla części OPK wyceny normatywne, a dla OPK, które nie posiadały wycen - cenniki. Po zakończonym procesie wyceny wszystkich procedur w kilka minut dokonamy aktualizacji alokacji za styczeń w programie COplus. Co więcej, moduł elektronicznej wyceny procedur w „COplus” umożliwi nam poznanie kosztu bezpośredniego procedur wraz z całkowitym uwzględniającym koszty pośrednie oraz rzeczowych świadczeń zdrowotnych (w tym wyrobów medycznych), których nie należy brać pod uwagę, wyceniając procedury zgodnie z wymogami rozporządzenia, a warto o nich pamiętać przy tworzeniu na przykład cenników usług komercyjnych.
Wyzwaniem, które pojawiło się już w trakcie wdrożenia, był podział kosztów oddziału czy poradni na koszty związane ze świadczeniami finansowanymi w ramach NFZ oraz na koszty związane z działalnością komercyjną. Przy tak dużej liczbie kont rachunkowych i OPK, nie było możliwe dzielenie wszystkich kosztów na te dwa strumienie w momencie księgowania każdego dokumentu. Zaproponowane przez „COplus” rozwiązanie polega na dodaniu do etapów alokacji zgodnych z Rozporządzeniem ministra zdrowia, etapu zerowego i przy pomocy wyznaczonych przez nas kluczy, odpowiednie koszty zostają podzielone na OPK finansowane przez NFZ i konta działalności komercyjnej.
Wdrożenie standardu rachunku kosztów wymagało aktywnego udziału i przygotowania danych przez pracowników spoza pionu dyrektora do spraw ekonomicznych – głównego księgowego. Dla nich przeprowadzono szkolenia wewnętrzne, omawiając standard rachunku kosztów (rozdzielniki kosztów wspólnych, klucze podziałowe, wycenę procedur). W kilku przypadkach niezbędne było przeprowadzenie dodatkowo tzw. konsultacji indywidualnych. W powyższych działaniach aktywnie uczestniczył dyrektor do spraw ekonomicznych – główny księgowy. Dzięki temu prace przebiegły sprawnie.
Co dalej ze standardem rachunku kosztów?
Prace przygotowawcze trwały sześć tygodni, w trakcie których wykonywaliśmy prace związane ze zmianami w systemie finansowo-księgowym oraz z przygotowaniem raportów zawierających dane operacyjne pomocne przy alokacji kosztów komórek pomocniczych i proceduralnych. Rozliczenie kosztów w kolejnych miesiącach będzie zdecydowanie łatwiejsze, ponieważ nie będzie już etapu przygotowania, a tylko aktualizacja danych w gotowych raportach.
Program „COplus” umożliwił nam dodanie do raportów wartości przychodów, dzięki czemu zauważyliśmy konieczność wydzielenia nowych OPK w syntetyce 508 dla świadczeń finansowanych bezpośrednio z NFZ oraz świadczeń związanych z COVID-19. Co więcej, mamy dostęp do gotowych raportów prezentujących koszty i rentowność oddziałów, poradni oraz działalności komercyjnej.
Przed nami jeszcze weryfikacja i uaktualnienie wycen realizowanych procedur medycznych. Czas tego procesu zależeć będzie od obciążenia pracą personelu medycznego, który jest kluczowym ogniwem przy opisie procedur. Zadaniem związanym z procedurami będzie z pewnością analiza odchyleń kosztu wytworzenia procedur medycznych, która uwidocznić może błędy po stronie wycenionych procedur.
Cieszy nas fakt, że w tak krótkim czasie udało nam się sprostać wymogom rozporządzenia.
Z zainteresowaniem podchodzimy do możliwości zarządczych jakie daje standard.
– Centrum Onkologii im. prof. F. Łukaszczyka w Bydgoszczy jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej – od 2000 r. akredytowanym przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia. Misją ośrodka jest zapewnienie nowoczesnych standardów diagnostyki i skojarzonego leczenia nowotworów z jednoczesnym dążeniem do wprowadzania innowacyjnych technologii oraz rozwojem nauki i edukacji medycznej.
W centrum prowadzona jest profilaktyka, edukacja zdrowotna, wysokospecjalistyczna diagnostyka oraz skojarzone leczenie nowotworów, zgodnie z przyjętymi światowymi standardami:
– w diagnostyce wykorzystuje się między innymi nowoczesne techniki obrazowania – pozytonową emisyjną tomografię, scyntygrafię, rezonans magnetyczny i tomografię komputerową,
– skojarzone leczenie operacyjne prowadzone jest wraz z chirurgią plastyczną i rekonstrukcyjną, radioterapią wykorzystującą niekonwencjonalne metody napromieniania, brachyterapią - włącznie z radioterapią stereotaktyczną guzów mózgu, chemioterapią z uwzględnieniem najnowszych na świecie leków oraz terapią celowaną molekularnie,
– ośrodek zapewnia telefoniczną rejestrację, możliwość wyboru lekarza, opiekę psychologiczną, rehabilitację, a także konsultacje medyczne z zagranicznymi specjalistami.
Dodatkowo w podmiocie realizowana jest działalność badawczo-rozwojowa oraz działalność dydaktyczna. Obecnie w centrum funkcjonuje dziewięć oddziałów, 22 poradnie, 25 pracowni i zakładów.
Początek
Prace nad wdrożeniem standardu rachunku kosztów podjęto w Centrum Onkologii w Bydgoszczy w listopadzie 2020 r. Polegały one na opracowaniu nowego, zgodnego z rozporządzeniem ministra zdrowia, podziału rodzaju kont zespołu 4. – konta rodzajowe. Opracowane konta były podstawą dla dokonania niezbędnych zmian najpierw w programach magazynowych, tak aby od początku roku mieć możliwość wydawania materiałów zgodnie z nowym rodzajem kosztów, a następnie w programie ewidencji środków trwałych oraz w programie kadrowo-płacowym, skąd pochodzą dane o wynagrodzeniach wraz z pochodnymi w podziale na składniki wynagrodzeń, grupy zawodowe oraz miejsca powstawania kosztów. Ciężar pracy związany z opracowaniem nowego układu kosztów rodzajowych spoczął na kierowniku działu finansowo-księgowego.
1 stycznia 2021 r. rozpoczął prace nowo powołany zespół do spraw rachunkowości zarządczej, którego zadaniem jest wdrożenie i utrzymanie standardu rachunku kosztów, a także wycena realizowanych procedur.
Kolejnymi etapami niezbędnymi dla wdrożenia standardu rachunku kosztów, które realizowano w pierwszych dwóch miesiącach były:
– opracowanie kluczy podziałowych dla OPK działalności pomocniczej,
– przygotowanie raportów z systemu informatycznego części białej,
– weryfikacja poprawności ewidencji realizowanych procedur.
Wdrożenie standardu rachunku kosztów w aplikacji „COplus” rozpoczęto w styczniu 2021 r. W rezultacie wykonanych prac, po księgowym zamknięciu stycznia, 26 lutego zaimportowano dane do programu „COplus”, który dokonał wymaganych rozporządzeniem ministra zdrowia z 26 października w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców alokacji kosztów i wygenerował zestaw raportów zarządczych, prezentujących koszty i rentowność poszczególnych komórek. Przy wsparciu konsultantów z firmy COplus udało się wykonać ogrom prac i w ciągu zaledwie sześciu tygodni w Centrum Onkologii w Bydgoszczy wdrożono standard rachunku kosztów.
Dlaczego do wdrożenia standardu rachunku kosztów wybrano „COplus”, a nie system finansowo-księgowy?
Wykorzystywany w Centrum Onkologii system finansowo-księgowy nie jest zintegrowany z systemem tzw. części białej. Podjęcie prac nad integracją byłoby długotrwałe i kosztowne. Mimo że producent oprogramowania FK był otwarty na realizację tego zadania, trudno nam było ocenić, jak się odniosą do tego producenci innych wykorzystywanych w centrum programów i czy prace nie będą się nadmiernie opóźniały. Czas naglił, od 1 stycznia 2021 r. zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia mieliśmy obowiązek wyceniać procedury zgodnie z wymaganiami rozporządzenia. Dodatkowo dotychczas nie mieliśmy oprogramowania do wyceny procedur, w związku z tym wszelkie wyliczenia odbywały się w arkuszach kalkulacyjnych. Mając świadomość, że wycenie i okresowej aktualizacji muszą podlegać wszystkie realizowane procedury, potrzebowaliśmy oprogramowania, które tę funkcję będzie posiadało. Wiedzieliśmy, że ze względu na szerokie spektrum prowadzonej działalności (badawczo-rozwojowa, dydaktyczna, programy zdrowotne, programy unijne, działalność komercyjna), dużą liczbę realizowanych procedur, ośrodków kosztów do rozliczenia w rachunku kosztów oraz powiązań pomiędzy nimi, zadanie to jest możliwe do wykonania tylko przy wykorzystaniu przeznaczonego do tego celu oprogramowania.
Na naszą decyzję wpłynęła również czytelność wykonanych alokacji kosztów i możliwość prześledzenia każdego z etapów rozliczania kosztów w programie „COplus”, a także proste i szybkie zaczytywanie danych do rozliczenia. Dostępne w programie raporty prezentują alokacje kosztów wraz z informacją o nazwie zastosowanego klucza, wartości kluczy czy nazwie i koszcie wykonywanych oraz zlecanych procedur medycznych. Dużą wartością dodaną był fakt, że program „COplus” był gotowy do wykorzystania, a nie był w formie projektu informatycznego. Podejmując decyzję o zakupie dostępu do niego, wiedzieliśmy, co otrzymamy. Czasu na wdrożenie standardu rachunku kosztów było bardzo mało, więc tym bardziej wsparcie dr Anny Szymańskiej, która doskonale zna rozporządzenie, było dla nas bezcenne.
Jakie trudności pokonaliśmy, wdrażając standard rachunku kosztów?
Trudności związane z wdrożeniem można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to zmiany w systemach finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, magazynowych oraz programie ewidencji środków trwałych. Zmiany te były możliwe dzięki pomocy współpracujących firm informatycznych, ale także dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników Centrum Onkologii.
Druga grupa to przygotowanie raportów z systemów medycznych wraz z weryfikacją poprawności przekazywanych danych.
Już w listopadzie 2020 r. rozpoczęliśmy prace nad dostosowaniem kont zespołu 4 do wymagań rozporządzenia. Uznaliśmy, że wszystkie konta rodzajowe muszą mieć taką samą strukturę, dlatego konta analityczne w systemie FK rozbudowaliśmy do czwartego poziomu analitycznego. Mając na uwadze nasze potrzeby raportowe, dodaliśmy nowe konta rodzajowe, w szczególności w obszarze wynagrodzeń i świadczeń na rzecz pracowników. Co za tym idzie - należało zmodyfikować również wszystkie zestawienia definiowane i pozyskiwane z programu FK.
Następnie podjęliśmy prace nad modyfikacją listy kont zespołu 5. – ośrodki powstawania kosztów. Wytyczne nie narzucają obowiązku zmiany OPK, jednakże należy dokonać ich modyfikacji zgodnie z zasadami wyodrębniania OPK, opisanymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Mimo że podjęliśmy decyzję o pozostawieniu do 31 grudnia 2021 r. obecnie stosowanej indeksacji OPK, nie uniknęliśmy konieczności wydzielenia nowych ośrodków kosztów. Konta zespołu 5. zostały uporządkowane zgodnie ze wskazaną w rozporządzeniu syntetyką, a w części obszarów dodaliśmy nowe OPK, głównie w syntetyce 508, 529, 540 i 545. Obecnie słownik OPK liczy 252 konta. W kolejnym roku planujemy zawrzeć w indeksie OPK kod resortowy, co ułatwi przekazywanie danych do AOTMiT.
W trakcie prac korzystaliśmy ze wsparcia merytorycznego COplus, co pomogło nam w efektywnym i prawidłowym przyporządkowaniu kont do wskazanej syntetyki oraz w dodaniu nowych kont w obszarach wymaganych rozporządzeniem, w celu prawidłowego wykonania alokacji kosztów. Jednymi z ostatnich dodawanych przez nas OPK były konta w syntetyce 508, grupujące koszty związane z COVID-19.
Druga grupa trudności wiązała się z przygotowaniem raportów zawierających dane operacyjne wspierające wykonanie alokacji kosztów działalności pomocniczej i proceduralnej. To, jakie dane będą nam potrzebne, wprost wynikało ze wzorcowego pliku importującego dane do „COplus”, co zdecydowanie ułatwiło i przyspieszyło ten proces.
Jednocześnie uruchomione zostały dwie ścieżki weryfikacji i pozyskania danych. Kierownicy komórek pomocniczych zatwierdzali lub modyfikowali klucze, za których pomocą koszty działalności podległych im ośrodków kosztów będą dzielone w rachunku kosztów. Ustalono również sposób aktualizacji wartości kluczy podziału kosztów i przekazywania ich do Zespołu ds. Rachunkowości Zarządczej. Równolegle informatycy pracujący w Centrum Onkologii tworzyli raport zawierający informację o zlecanych i wykonywanych procedurach medycznych. Raport ten również podlegał weryfikacji w zakresie nazw procedur, liczby wykonań, komórek wykonujących i zlecających.
Prace związane z „pierwszą” wyceną procedur potrwają jeszcze kilka miesięcy, przy czym szacujemy, że w pierwszym półroczu powinny się zakończyć. Informację będziemy pozyskiwać z systemu medycznego i od osób wykonujących procedury. Chcemy maksymalnie wykorzystać funkcjonalność programu „COplus” w zakresie elektronicznej wyceny procedur i w nim wycenić, a następnie aktualizować wszystkie wykonywane procedury. Mamy już przygotowane słowniki zawierające zestawienie kosztów zasobów materiałowych (leków, materiałów, wyrobów). Zestawienie pochodzi z programu magazynowego Apteki i Działu Centralnej Sterylizacji. Trwają prace nad przygotowaniem słownika zasobów osobowych (stawek wynagrodzeń poszczególnych grup pracowniczych realizujących procedury). Mamy nadzieję, że zestawienie uda się pozyskać z modułu kadrowo-płacowego. Jeśli nie będzie to możliwe, trzeba będzie te dane pozyskać w inny sposób, przeliczając wybrane koszty wynagrodzeń i pochodnych zaewidencjonowane w programie FK. Słowniki zasobów materiałowych i zasobów osobowych, wraz z listą procedur wymagających opisu i wyceny posłużą jako dane importowane do modułu elektronicznej wyceny procedur w „COplus”. Podobnie jak wszystkie podmioty wdrażające standard rachunku koszów, musimy okresowo (nie rzadziej niż raz w roku) weryfikować wyceny realizowanych procedur ze względu na zawarte w rozporządzeniu wytyczne, które dokładnie regulują metody wyceny kosztów bezpośrednich i pośrednich procedur. W rachunku kosztów bazującym na danych za styczeń 2021r. do rozliczenia kosztów wykorzystaliśmy dla części OPK wyceny normatywne, a dla OPK, które nie posiadały wycen - cenniki. Po zakończonym procesie wyceny wszystkich procedur w kilka minut dokonamy aktualizacji alokacji za styczeń w programie COplus. Co więcej, moduł elektronicznej wyceny procedur w „COplus” umożliwi nam poznanie kosztu bezpośredniego procedur wraz z całkowitym uwzględniającym koszty pośrednie oraz rzeczowych świadczeń zdrowotnych (w tym wyrobów medycznych), których nie należy brać pod uwagę, wyceniając procedury zgodnie z wymogami rozporządzenia, a warto o nich pamiętać przy tworzeniu na przykład cenników usług komercyjnych.
Wyzwaniem, które pojawiło się już w trakcie wdrożenia, był podział kosztów oddziału czy poradni na koszty związane ze świadczeniami finansowanymi w ramach NFZ oraz na koszty związane z działalnością komercyjną. Przy tak dużej liczbie kont rachunkowych i OPK, nie było możliwe dzielenie wszystkich kosztów na te dwa strumienie w momencie księgowania każdego dokumentu. Zaproponowane przez „COplus” rozwiązanie polega na dodaniu do etapów alokacji zgodnych z Rozporządzeniem ministra zdrowia, etapu zerowego i przy pomocy wyznaczonych przez nas kluczy, odpowiednie koszty zostają podzielone na OPK finansowane przez NFZ i konta działalności komercyjnej.
Wdrożenie standardu rachunku kosztów wymagało aktywnego udziału i przygotowania danych przez pracowników spoza pionu dyrektora do spraw ekonomicznych – głównego księgowego. Dla nich przeprowadzono szkolenia wewnętrzne, omawiając standard rachunku kosztów (rozdzielniki kosztów wspólnych, klucze podziałowe, wycenę procedur). W kilku przypadkach niezbędne było przeprowadzenie dodatkowo tzw. konsultacji indywidualnych. W powyższych działaniach aktywnie uczestniczył dyrektor do spraw ekonomicznych – główny księgowy. Dzięki temu prace przebiegły sprawnie.
Co dalej ze standardem rachunku kosztów?
Prace przygotowawcze trwały sześć tygodni, w trakcie których wykonywaliśmy prace związane ze zmianami w systemie finansowo-księgowym oraz z przygotowaniem raportów zawierających dane operacyjne pomocne przy alokacji kosztów komórek pomocniczych i proceduralnych. Rozliczenie kosztów w kolejnych miesiącach będzie zdecydowanie łatwiejsze, ponieważ nie będzie już etapu przygotowania, a tylko aktualizacja danych w gotowych raportach.
Program „COplus” umożliwił nam dodanie do raportów wartości przychodów, dzięki czemu zauważyliśmy konieczność wydzielenia nowych OPK w syntetyce 508 dla świadczeń finansowanych bezpośrednio z NFZ oraz świadczeń związanych z COVID-19. Co więcej, mamy dostęp do gotowych raportów prezentujących koszty i rentowność oddziałów, poradni oraz działalności komercyjnej.
Przed nami jeszcze weryfikacja i uaktualnienie wycen realizowanych procedur medycznych. Czas tego procesu zależeć będzie od obciążenia pracą personelu medycznego, który jest kluczowym ogniwem przy opisie procedur. Zadaniem związanym z procedurami będzie z pewnością analiza odchyleń kosztu wytworzenia procedur medycznych, która uwidocznić może błędy po stronie wycenionych procedur.
Cieszy nas fakt, że w tak krótkim czasie udało nam się sprostać wymogom rozporządzenia.
Z zainteresowaniem podchodzimy do możliwości zarządczych jakie daje standard.
