Zmiana przepisów dotyczących tajemnicy zawodowej

Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zabezpieczenia nowych technologii oraz pomysłów stanowiących tajemnicę firmy, nie może on jednak naruszać przepisów RODO.

Pytanie: Słyszałem, że zmieniają się przepisy dotyczące tajemnicy zawodowej. Chcielibyśmy jak najlepiej zabezpieczyć nowe technologie i pomysły na ulepszenie sprzętów, które powstają w naszej placówce medycznej. Co powinniśmy teraz zmienić, żeby spółka działała zgodnie z obowiązującymi przepisami? Czy musimy aneksować stare umowy? I jak te zmiany mają się do zabezpieczeń RODO?

Odpowiedź: W celu zabezpieczenia nowych technologii oraz pomysłów na ulepszenie sprzętów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, na przedsiębiorców nałożono obowiązek dokładania należytej staranności w celu utrzymania powyższych informacji w poufności. Obowiązek ten może być realizowany poprzez stosowanie przez przedsiębiorcę ochrony fizycznej tajemnicy przedsiębiorstwa jak również instrumentów prawnych (np. stosowanie aneksów do dotychczasowych umów pracowników), które jednocześnie nie mogą naruszać przepisów RODO.

Uzasadnienie: Dnia 4 września 2018 r. w życie weszły przepisy ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz niektórych innych ustaw, która miała na celu implementację do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem oraz ujawnianiem („dyrektywa 2016/943”).
Zgodnie z art. 11 ust. 2 znowelizowanej ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji („uznk”) „przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania lub rozporządzania nimi podjął, przy należytej staranności działania w celu utrzymania ich w poufności”. Zgodnie z powyższym, nowe technologie oraz pomysły na ulepszenie sprzętów powstających w placówce medycznej, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, której naruszenie oznacza czyn nieuczciwej konkurencji, za który może grozić odpowiedzialność cywilna oraz karna.
Wspomniane informacje chronione są również na gruncie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy („Kp”). Zgodnie bowiem z art. 100 § 2 pkt 4 Kp, pracownik zobowiązany jest w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zakres definicji „tajemnicy pracodawcy” jest zdecydowanie szerszy niż tajemnicy przedsiębiorstwa jednakże należy mieć na uwadze, że o ile obowiązek przestrzegania tajemnicy pracodawcy przez pracownika ma charakter bezwarunkowy, to inaczej jest w przypadku informacji specyficznych czyli tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z dnia 3 października 2000 r. sygn. akt postępowania I CKN 304/00 „wykorzystanie przez pracownika we własnej działalności gospodarczej informacji, co do których przedsiębiorca (pracodawca) nie podjął niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności, należy traktować jako wykorzystanie powszechnej wiedzy, do której przedsiębiorca nie ma żadnych ustawowych uprawnień”. Zgodnie z powyższym, o ile czynem nieuczciwej konkurencji można określić wykorzystywanie pozyskanej tajemnicy przedsiębiorstwa, o tyle nie może nim być wykorzystanie informacji, w stosunku do których pracodawca nie podjął żadnych działań w celu zachowania ich poufności. Ze stanem poufności mamy do czynienia jeżeli przedsiębiorca dokładnie kontroluje liczbę i charakter osób mających dostęp do danych informacji. Należy przy tym zaznaczyć, iż do grona wyżej wymienionych, oprócz pracowników należy zaliczyć również kontrahentów przedsiębiorcy czy osoby które do tajemnicy przedsiębiorstwa mogą mieć dostęp wobec istnienia jeszcze innych okoliczności.
Zgodnie z dyrektywą 2016/943 działania przedsiębiorcy mające na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa powinny być „rozsądne w danych okolicznościach”, zgodnie zaś z przepisami uznk powinny dążyć do zachowania „należytej staranności”. Należyta staranność przedsiębiorcy może przybrać zarówno postać ochrony fizycznej jak i ochrony poprzez instrumenty prawne. Wprowadzając instrumenty chroniące informacje, przedsiębiorcy powinni mieć na względzie przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), bowiem w niektórych sytuacjach, mogą niezamierzenie naruszyć przepisy RODO. Taką sytuacją może być dla przykładu użycie środka ochrony fizycznej w postaci monitoringu stosowanego w wybranych pomieszczeniach, bez jednoczesnego poinformowania pracowników o fakcie utrwalania ich wizerunków.
Środki prawne stosowane w ochronie informacji są również zróżnicowane i obejmują takie rozwiązania jak m.in. informowanie pracowników o potrzebie ochrony informacji, tworzeniu wewnętrznych procedur postępowania z takimi informacjami, aneksowaniu umów (o pracę, o współpracę itd.) czy tworzeniu niezależnych umów o poufność z pracownikami, kontrahentami oraz innymi osobami mogącymi mieć dostęp do tajemnicy przedsiębiorstwa.
Mając powyższe na względzie, przedsiębiorca będący pracodawcą powinien możliwie precyzyjnie poinformować pracowników, jakie informacje uważa za poufne i stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, bowiem może to pozwolić na uniknięcie w przyszłości nieporozumień co do objęcia określonych informacji tajemnicą bądź nie. Celem zabezpieczenia nowych technologii i pomysłów na ulepszenie sprzętów, które powstają w placówce medycznej pracodawca powinien poinformować pracowników oraz kontrahentów, czy inne osoby z którymi współpracuje np. w formie aneksów do dotychczasowych umowy, co uważa za tajemnicę przedsiębiorstwa i zobowiązać grono tych podmiotów do jej zachowania.

Podstawy prawne:
- ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz niektórych innych ustaw,
- ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
- dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem oraz ujawnianiem
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Autorzy:
Justyna Stefańczyk-Kaczmarzyk, partner, radca prawny, Kancelaria KONDRAT i Partnerzy
Katarzyna Hałaburda, prawnik, Kancelaria KONDRAT i Partnerzy
Kancelaria KONDRAT i Partnerzy [e-mail]