The pressure to publish just goes on rising and young surgeons are increasingly drawn into ‘the game’. Unfortunately a lot of new authors rush in badly prepared and go through a painful and bloody experience. It is possible to do a lot of career/image damage with a sloppy attitude to the publication process. Journal Editors are often key decision makers - so need to be treated with respect. With many years of experience running scientific journals, we have seen many of the mistakes that new authors can make before they learn to ‘play the game’. This brief article gives a short list of 20 rules which hopefully can act as a checklist for new authors and help them submit more effectively and with a better chance of success. This article is aimed at authors wishing to submit to English language journals and herein I recommend using ASCII characters and the English alphabet. This is not from any desire to push down other alphabets or character sets - just from the purely practical perspective of making on-line searches, where searching for or on non-ascii characters is often problematic. Twenty golden rules 1. Say something new and interesting: • be patient, • don’t ”jump the gun”, • state novelty factor clearly - in the abstract. 2. Submit to appropriate journal: • send ‘me-too’ studies to local journals only, • send LTTE to the journal concerned - not elsewhere. 3. Don’t duplicate or ‘salami slice’ with previous work: • Editors really dislike this practice, • See joint statement: Eur J Cardiothorac Surg 1999; 16: 1. 4. Do a full literature search: • so easy today - PubMed, Google, HWP, etc., • no excuses for not doing so. 5. Submit on-line effectively: • get help if technically inept, • 70% of new submissions returned to author once, 40% returned twice = huge waste of time and tries patience of the Editorial team. 6. Disguise previous rejections: • don’t make it obvious that the paper has been rejected elsewhere, e.g. edit the cover letter and adapt the manuscript style to new target journal, • don’t resubmit a previously rejected paper to the same journal - if the Editors thought the paper could possibly be revised, they would have said so. 7. Complete manuscript and artwork before starting submission: • irritation for Editors to process half-baked work, • once approved, papers cannot be adapted using on-line systems - so get it right. 8. Be consistent in presentation of author names: • think about searching for your name in PubMed, • avoid non-English character sets. 9. Don’t write a detailed cover letter: • let the work speak for itself, • a good abstract is so important. 10. All co-authors must approve the paper: • avoids damaging upsets later. 11. Disclose any conflict of interest: • avoids damaging upsets later. 12. Read journal instructions to authors and adhere to them: • look in the target journal for presentation style, • e.g. too many authors, figures, missing items 13. Submit the correct article type and structure accordingly: • don’t submit an article type that does not exist in the target journal, • e.g. Case Report and Review of the Literature does not exist in many journals. 14. Language must be clear and unambiguous: • use spell and grammar check, • get help - private or professional - go on a course, • if not possible, then only submit to native language journals. 15. Avoid repetition in text, legends, tables. 16. Avoid deliberate and unintentional plagiarism: • ”search”, • plagiarism is very damaging to author image. 17. Double line-space text and make clear layout: • easy screen reading. 18. Use ASCII characters where possible. 19. Prepare electronic artwork: • 72 dots per inch - screen resolution, • 600-1200 pixels width, • avoid huge files (e.g. 200 MB .ppt files) = slow download. 20. Deal correctly with reviewer comments: • fully, • respectfully, • highlight changes. By submitting half-baked or sloppy manuscripts, authors really don’t help themselves and end up spending a lot of time revising their papers prior to review. Repeated pre-revision is also a major irritation and time-waste for the Editorial team - and this is where authors can do themselves a lot of damage. Studying the target journal and its instructions prior to submission is not only a good strategy; it also saves time and effort in the long run. Following these rules should help new authors get into the publishing game without picking up too many scars along the way - good luck.
Presja publikowania staje się coraz większa, tym samym coraz większa liczba młodych chirurgów zostaje wciągnięta do gry. Niestety, wielu nowych autorów wkracza w nią pospiesznie, bez odpowiedniego przygotowania, w rezultacie narażając się na bolesne i krwawe przeżycia. Co więcej, niechlujność i niedbalstwo może zszargać dobre imię i zawodową reputację. Redaktorzy czasopism częstokroć są osobami odpowiedzialnymi za podejmowanie kluczowych decyzji, należy więc traktować ich z szacunkiem. Mamy wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu czasopism naukowych, w tym czasie często spotykaliśmy się z błędami popełnianymi przez młodych autorów przed przyswojeniem zasad gry. Niniejszy krótki artykuł prezentuje listę 20 zasad, z nadzieją, że stanie się ona swoistą listą kontrolną dla nowych autorów i umożliwi im bardziej efektywną pracę, a tym samym zwiększy szansę powodzenia. Poniższy artykuł adresowany jest do autorów pragnących zgłaszać swoje prace do czasopism anglojęzycznych. Zalecam użycie znaków ASCII oraz alfabetu angielskiego. Nie wynika to bynajmniej z chęci zlekceważenia innych alfabetów czy znaków, lecz wiąże się z czysto praktycznymi przesłankami – umożliwienia poszukiwań on-line; znaki inne niż ASCII często przysparzają kłopotów. Dwadzieścia złotych zasad 1. Przekaż coś nowego i ciekawego: • bądź cierpliwy, • unikaj falstartu, • jasno określ nowatorską ideę – w streszczeniu. 2. Zgłaszaj prace do właściwych czasopism: • prace typu „me-too” [SL1] tylko do czasopism lokalnych, • list do redakcji wysyłaj tylko do właściwego czasopisma i nigdzie indziej. 3. Nie powielaj, nie wtrącaj fragmentów z poprzednich prac: • redakcje naprawdę nie tolerują takich praktyk, • zobacz wspólne oświadczenie: Eur J Cardiothorac Surg 1999; 16: 1. 4. Dokonaj pełnego przeglądu literatury: • w dzisiejszych czasach to takie proste – PubMed, Google, HWP itd., • nie ma więc żadnych wymówek. 5. Efektywnie zgłaszaj artykuł w trybie on-line: • jeśli trzeba, poproś o pomoc techniczną, • 70% nowych zgłoszeń zostaje odesłanych do autora, 40% zostaje odesłanych po raz drugi, to oznacza ogromną stratę czasu, wyczerpującą cierpliwość redakcji. 6. Zatrzymaj dla siebie informacje o wcześniejszej odmowie: • nie ogłaszaj otwarcie, że praca została już wcześniej odrzucona przez inne czasopismo, zmień list do redakcji, zaadaptuj manuskrypt do wymogów nowego czasopisma, • nie zgłaszaj tego samego artykułu, uprzednio odrzuconego, do tego samego czasopisma – gdyby redaktorzy uważali, iż zostanie on przyjęty po naniesieniu poprawek, poinformowaliby cię o tym. 7. Upewnij się, że wszystkie części artykułu i opracowania graficznego są kompletne, zanim rozpoczniesz proces zgłaszania: • niedokończone prace są irytujące dla redakcji, • po zatwierdzeniu artykuł nie może już zostać zmieniony w systemie on-line – należy więc być pewnym swojej wersji końcowej. 8. Bądź konsekwentny w prezentacji nazwisk autorów: • pomyśl o poszukiwaniu własnego nazwiska w PubMed, • unikaj nieangielskich znaków. 9. Nie pisz szczegółowego listu: • niech praca mówi sama za siebie, • znaczenie dobrego streszczenia jest ogromne. 10. Wszyscy współautorzy muszą zatwierdzić artykuł: • zapobiega to późniejszym szkodliwym nieporozumieniom. 11. Ujawnij ewentualny konflikt interesów: • zapobiega to późniejszym szkodliwym nieporozumieniom. 12. Przeczytaj instrukcje danego czasopisma dla autorów i przestrzegaj ich: • zapoznaj się ze stylem danego czasopisma, • np. zbyt wielu autorów, za dużo rycin, brakujące elementy. 13. Zgłaszaj odpowiedni typ artykułu, o odpowiedniej strukturze: • nie przesyłaj danego rodzaju artykułu, jeżeli rodzaj ten nie jest zwyczajowy w wybranym czasopiśmie, • np. Case Report/Opis przypadku oraz Review of the Literature/Przegląd literatury w wielu czasopismach nie są publikowane. 14. Język musi być przejrzysty i jednoznaczny: • zastosuj opcję komputerowego sprawdzenia pisowni oraz gramatyki, • poproś o pomoc – prywatnie bądź profesjonalnie – zapisz się na kurs, • jeśli nie jest to możliwe, przesyłaj artykuły wyłącznie do czasopism w języku ojczystym. 15. Unikaj powtarzania się w tekście, opisach i tabelach. 16. Unikaj celowego i niezamierzonego plagiatu: • sprawdź, • plagiat bardzo szkodzi dobremu imieniu autora. 17. Stosuj podwójne odstępy pomiędzy liniami tekstu oraz przejrzysty układ: • ułatwia to czytanie na monitorze. 18. Jeżeli to tylko możliwe, używaj znaków ASCII. 19. Przygotuj elektroniczną wersję opracowania graficznego: • rozdzielczość 72 dpi, • szerokość pikseli 600–1200, • unikaj olbrzymich plików (np. 200 MB .ppt) – powolne zgrywanie. 20. Zastosuj się do komentarzy recenzentów: • w pełni, • z szacunkiem, • zaznacz dokonane zmiany. Zgłaszanie nieprzemyślanego, niedbałego manuskryptu mija się z celem, a autorzy przysparzają sobie jeszcze więcej pracy, bowiem są zmuszeni dokonać zmian w artykule przed kolejnym jego nadaniem. Wielokrotne odsyłanie prac do poprawy jest nie tylko irytujące, ale też marnuje czas redakcji – właśnie w tym momencie autorzy mogą sami sobie najbardziej zaszkodzić. Warto przestudiować czasopismo i instrukcje dla autorów przed zgłoszeniem pracy. Jest to dobra strategia, która na dłuższą metę pozwoli zaoszczędzić i czas, i wysiłek. Przestrzeganie powyższych zasad pomoże nowym autorom wejść w grę i uniknąć po drodze zbyt wielu zadrapań. Powodzenia!
