Zalana dokumentacja medyczna

Spora część dokumentów medycznych (głównie archiwalnych) w podmiotach leczniczych wciąż jest w formie papierowej. Co, gdy zostaną zalane – jak ma się do tego prawo medyczne i przepisy o ochronie danych osobowych, jak wysoką karę można za to zapłacić?

Przepisy ustawy o prawach pacjenta oraz RODO są jasne – dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez określony czas oraz w warunkach, które uniemożliwią dostęp do niej osobom nieupoważnionym i nie narażą jej na negatywne zdarzenia.

W praktyce realizacja wymogów jest trudna, zwłaszcza w przypadku niewielkich podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Nie dysponują one często wydzielonymi pomieszczeniami, zabezpieczonymi alarmem, systemem monitoringu wizyjnego czy automatyczną regulacją poziomu wilgotności. Najczęściej rolę archiwum pełnią piwnica, strych i pomieszczenie przeznaczone na środki czystości. Takie miejsca są wystawione na działanie zjawisk atmosferycznych czy też biegną w nich rury wodociągu bądź kanalizacji, co w razie wypadku oznacza duże problemy.

Jeśli nie istnieje możliwość przeniesienia papierowej dokumentacji medycznej do innego, nienarażonego na zalanie pomieszczenia, należy rozważyć inne środki bezpieczeństwa, takie jak:

• stosowanie regałów, pozwalających na przechowywanie dokumentacji na odpowiednio wysokim poziomie i chroniących ją przed trzymaniem bezpośrednio na podłodze,
• przechowywanie dokumentacji medycznej w zamykanych pudłach plastikowych,
• sprawdzenie szczelności okien (jeżeli takie znajdują się w pomieszczeniu),
• używanie czujników zalania, pozwalających na szybkie powiadomienie placówki medycznej o przybywaniu wody w pomieszczeniu.
  

Jeżeli pozwalają na to finanse placówki, należy także rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznego podmiotu, który będzie przechowywał archiwalną dokumentację medyczną placówki.

Jak postępować w sytuacji, gdy doszło już do zalania dokumentacji medycznej?

Zdarzenie tego typu jest bardzo trudną dla placówki medycznej sytuacją, oznaczać bowiem może w szczególności:

• utrudnienie w ratowaniu życia lub zdrowia pacjenta, którego dotyczy dokumentacja,
• ograniczenie prawa pacjenta do dostępu do jego dokumentacji medycznej, co może być zakwalifikowane przez Rzecznika Praw Pacjenta jako działanie naruszające prawa pacjenta i zagrożone karą pieniężną do 500 000 zł,
• brak dokumentów potwierdzających realizację zabiegów, co może oznaczać problemy w rozliczeniach z Narodowym Funduszem Zdrowia,
• naruszenie zasad ochrony danych osobowych, zagrożone administracyjną karą pieniężną w wysokości do 100 000 zł (w przypadku podmiotów publicznych, np. samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej) lub 20 mln euro lub 4 proc. rocznego obrotu (w przypadku podmiotów prywatnych).
  

Należy zatem niezwłocznie podjąć odpowiednie działania, na które składają się:

• podjęcie próby ratowania dokumentacji – jej suszenia i sortowania,
• w razie uszkodzenia dokumentów – podjęcie próby odtworzenia ich treści (na przykład z wykorzystaniem informacji w systemie informatycznym, jeżeli placówka taki wykorzystuje),
• zawiadomienie o sprawie inspektora ochrony danych lub innej osoby, odpowiadającej w podmiocie leczniczym za temat ochrony danych osobowych.

Należy także pamiętać o tym, że zalanie papierowej dokumentacji medycznej nie jest podstawą do jej zutylizowania! Jeżeli nie minął jeszcze przewidziany w przepisach okres usunięcia dokumentacji, placówka jest zobowiązana do podjęcia stosownych działań naprawczych. Jeżeli nie istnieją inne źródła informacji (na przykład kopie w wersji elektronicznej), konieczne będzie stworzenie komisji, składającej się z osób prowadzących dokumentację pacjentów poszkodowanych zalaniem, w celu odtworzenia jej treści.

Po realizacji opisanych działań należy także ustalić, dlaczego doszło do zdarzenia, i podjąć odpowiednie środki zaradcze, by podobna sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości. Także i w tej sytuacji zalecane jest powołanie komisji, w pracach której uczestniczyć powinni przedstawiciele kierownictwa, osoby odpowiedzialne za sprawy techniczne oraz inspektor ochrony danych.

Tekst Adama Klimowskiego, dyrektora działu prawnego JAMANO sp. z o.o.

Przeczytaj także: „Południe Polski pod wodą – sztab kryzysowy w resorcie zdrowia” i „W powodzi zginął dr Krzysztof Kamiński”.