Czas na menedżera – część druga

Kontynuujemy opisywanie pracy menedżera w podmiocie leczniczym – tym razem wyjaśniamy, kto może nim zostać, i wymieniamy kolejne obszary jego działalności.

W poprzednim tekście z cyklu, to jest „Czas na menedżera”, pisaliśmy przede wszystkim o aspektach prawnych, w których obsłudze mógłby pomóc menedżer w podmiocie leczniczym. Dzisiaj opisujemy, kto może pełnić tę funkcję.

Czas na menedżeraProwadzenie gabinetu stanowi wyzwanie interdyscyplinarne. Osoba go prowadząca często zmuszona jest wykonywać w praktyce wiele zawodów – księgowego, prawnika, marketingowca, a przy tym wszystkim, co najbardziej istotne, lekarza.

Możliwe, że już korzystasz z usług menedżera.

Jakim sposobem?

Jeśli w placówce jest już osoba, która wykonuje wiele zadań wykraczających poza jej kompetencje, warto rozważyć oficjalne ich rozszerzenie. W przypadku, gdy funkcję asystentki lub rejestratorki pełni zaufany pracownik przejawiający wiele umiejętności, które pozwalają na podjęcie się bardziej złożonych lub po prostu innych zadań, w praktyce stanowi on dobrego kandydata do objęcia funkcji menedżera.

Jeżeli tak jest, możliwym rozwiązaniem jest awansowanie takiego pracownika. W ten sposób zyskują państwo zaangażowaną i zmotywowaną do działania osobę, gotową do przejęcia spraw, które mogą zostać oddelegowane bez szwanku dla placówki. Niekwestionowanym plusem takiego rozwiązania jest znajomość procesów i ogólnego działania gabinetu, co pozwala na zaoszczędzenie czasu, jaki musieliby państwo poświęcić na przeszkolenie i wdrożenie nowego pracownika.

Kiedy wydelegować zadanie „na zewnątrz” placówki?

Oczywiście nie wszystkie tematy mogą być oddane menedżerowi. Z założenia osoba pełniąca tę funkcję ma raczej zajmować się sprawną organizacją i rozliczaniem prac. Wiele obszarów wymaga wiedzy specjalistycznej. Jest tak choćby w przypadku zadań związanych ze znajomością prawa i rachunkowości. Wówczas menedżer powinien zająć się nie tyle merytorycznym załatwieniem sprawy, co czuwać nad prawidłowym jej przebiegiem i kontaktować się z wybranym specjalistą, skracając łańcuch komunikacji.

Jakie jeszcze zadania może przejąć menedżer w podmiocie leczniczym?

Do naszej listy zadań menedżera w podmiocie leczniczym dodajemy dzisiaj kolejne trzy obszary:

• kontaktowanie się z organami,
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego,
• ochronę danych osobowych.

Kontakty z organami
Nieodłącznym elementem prowadzenia podmiotu leczniczego pozostaje kontaktowanie się z takimi organami, jak Narodowy Fundusz Zdrowia, sanepid, Główny Urząd Statystyczny, Ministerstwo Zdrowia, urząd wojewódzki, wojewoda, czy urząd marszałkowski. Menedżer może występować w tych kontaktach, np. prowadząc zestawienia realizacji kontraktów z NFZ i przyjęć prywatnych, czy też sprawozdań kolejek oczekujących. Do jego zadań może należeć również zgłaszanie zmian harmonogramów, sprzętu, personelu, urlopów i nieobecności.

Menedżer mógłby także podjąć się generowania raportów statystycznych do rozliczeń, korekty błędów, opracowania raportów rozliczeniowych i generowania rachunków. Pozostałymi zadaniami, które przypisaliśmy do tej kategorii, są składanie sporali, prowadzenie dokumentacji zgodnej z wymogami sanitarnymi, dokumentacji RTG i sprawozdań okresowych.

Pełnienie funkcji punktu kontaktowego
Zadania związane z pełnieniem funkcji punktu kontaktowego mogą polegać np. na przygotowaniu do kontroli i reprezentowanie w nich właściciela podmiotu. Wsparcie menedżera może zostać rozciągnięte również na sprawy związane ze skargami i wnioskami pacjentów czy prowadzeniem korespondencji podmiotu.

Ochrona danych osobowych
Udzielanie świadczeń zdrowotnych i prowadzenie dokumentacji medycznej wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym szczególnych ich kategorii (tzw. „dane wrażliwe”), do których należą dane dotyczące zdrowia. To z kolei wymaga wprowadzenia odpowiednich środków ochrony danych. Chodzi nie tylko o zabezpieczenia czysto techniczne, czy dotyczące sfery cyberbezpieczeństwa, ale również o środki organizacyjne. Do tych ostatnich należy zaliczyć przede wszystkim opracowywanie procedur ochrony danych osobowych, ich wdrożenie i późniejsze monitorowanie.

Odpowiednio przygotowany menedżer podmiotu leczniczego może prowadzić okresowe audyty zgodności ochrony danych osobowych i prowadzić dokumentację wewnętrzną placówki. W szczególności chodzi tu o rejestr czynności przetwarzania i szacowanie ryzyka, ale również dokumentację pracowniczą. Menedżer może również wspierać administratora danych, którym jest placówka, w ocenie naruszeń ochrony danych osobowych, jak również zadbać o organizację szkoleń personelu.

W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych może natomiast usprawnić przepływ informacji między tym inspektorem a placówką, co jest wyjątkowo istotne w przypadku naruszeń ochrony danych osobowych, gdzie termin na ich zgłoszenie do UODO wynosi 72 godziny.

Podsumowanie
Możliwe, że de facto korzystają państwo z usług menedżera pod postacią „superasystentki” lub „asystenta+”. Szczególnie w takim przypadku warto zastanowić się nad przemodelowaniem tego stanowiska, co może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie placówki.

Artykuł radców prawnych Bartosza Pawelczyka i Jarosława Peplinskiego z Kancelarii Radców Prawnych Bartosz Pawelczyk Krzysztof Kozik.

Wkrótce opublikujemy kolejny tekst, z którego będzie można dowiedzieć się między innymi, ile kosztuje zatrudnienie menedżera.