Logistyka szpitalna

Logistyka w szpitalach jest obszarem niezwiązanym bezpośrednio z procesem leczenia – nie zawsze widocznym dla pacjentów. Mimo swojego niemedycznego charakteru wsparcie logistyczne z perspektywy funkcjonowania szpitali i realizowania podstawowego ich celu, jakim jest pomoc, odgrywa krytyczną rolę, wpływając w sposób bezpośredni na jakość świadczonych usług zdrowotnych.

Back office czy fundament bezpieczeństwa pacjenta i efektywności ekonomicznej placówek?

Logistyka to zarządzanie procesami przemieszczania dóbr i/lub osób oraz działaniami wspomagającymi te procesy w systemach, w których one zachodzą”¹. Termin logistyka wywodzi się z wojskowości i pojawił się on jako jeden z elementów sztuki prowadzenia walki już w X wieku w traktacie wojennym cesarza Bizancjum Leona VI pt. „Sumaryczne wyłożenie sztuki wojennej”. Współczesne znaczenie logistyki wojskowej zapoczątkowane zostało w opublikowanym w 1838 r. dziele „Zarys sztuki wojennej” Antoine-Henriego Jomini². W Polsce natomiast logistyka zyskała popularność w latach dziewięćdziesiątych. Zadaniem logistyki gospodarczej jest realizacja celów sformułowanych w postaci tzw. reguły 7W (ang. 7R), obejmującej:

• właściwy produkt (right product),
• właściwą ilość (right quantity),
• właściwy stan (right condition),
• właściwe miejsce (right place),
• właściwy czas (right time),
• właściwego klienta (right customer),
• właściwą cenę (right price)³.
  

Podobnie jak w przypadku funkcjonowania podmiotów gospodarczych, również w szpitalach zachodzi wiele procesów związanych z przemieszczaniem dóbr i osób. Te w szpitalach można podzielić na procesy podstawowe i procesy wspomagające. Procesy podstawowe obejmują tzw. część białą szpitala, czyli obszar medyczny, związany bezpośrednio z procesem leczenia. Procesy wspomagające to procesy niemedyczne, związane z funkcjonowaniem tzw. części szarej, czyli biznesowej strony działania szpitala. Logistyka szpitali jest obszarem angażującym zarówno pracowników medycznych, jak i niemedycznych, a współdziałanie tych dwóch grup pracowników jest konieczne na wielu płaszczyznach⁴.

Logistyka w szpitalach jest obszarem niezwiązanym bezpośrednio z procesem leczenia – nie zawsze widocznym dla pacjentów. Mimo swojego niemedycznego charakteru wsparcie logistyczne z perspektywy funkcjonowania szpitali i realizowania podstawowego ich celu, jakim jest pomoc, odgrywa krytyczną rolę, wpływając w sposób bezpośredni na jakość świadczonych usług zdrowotnych. System logistyczny szpitala jest systemem złożonym, obejmującym swym zakresem następujące obszary:

• zarządzanie zapasami poprzez realizację takich działań, jak zakupy, przyjęcia, kontrola poziomu zapasów produktów (w tym dostaw),
• zarządzanie transportem poprzez realizację takich działań, jak przewóz pacjentów do szpitala i zarządzaniem ruchem pacjentów na terenie szpitala oraz transportem produktów ochrony zdrowia,
• zarządzanie dystrybucją produktów na poszczególne oddziały i/lub pacjentów,
• zarządzanie procesami związanymi ze sterylizacją, praniem⁵.
  

Celem logistyki w szpitalu jest koordynacja realizacji wszystkich działań, które wspierają podstawowy proces w szpitalu – proces leczenia, jak również sprostanie tzw. pięciu prawom pacjenta: właściwy pacjent, właściwy lek, właściwa dawka, właściwy sposób podania i właściwy czas⁶. Sformułowanie tej koncepcji było bezpośrednio reakcją na wyniki przeprowadzonych badań, które wykazały, jakimi błędami obarczony jest proces leczenia i obsługi medycznej pacjenta. Z punktu widzenia możliwości podania pacjentowi zamiennika określonego produktu leczniczego celowe wydaje się rozróżnienie właściwości produktu o charakterze leczniczym i terapeutycznym (to jest substancja czynna) oraz właściwości produktu o charakterze logistycznym (to jest data ważności, stan opakowania, itp.), co zostało przedstawione na rysunku 1.

Rys. 1. Koncepcja obsługi logistycznej pacjenta

Szczególne miejsce wśród wszystkich wewnątrzszpitalnych procesów logistycznych zajmuje proces przepływu produktów leczniczych w kontekście procesu obsługi pacjenta. Przepływowi temu towarzyszą odpowiednie informacje, wspierające podejmowanie decyzji dotyczących podstawowych procesów w szpitalu – procesu leczenia i obsługi medycznej pacjenta. Skuteczna i efektywna integracja obu podsystemów, to jest zaopatrzenia w produkty ochrony zdrowia z ruchem pacjentów, rzutuje na zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa pacjenta w trakcie hospitalizacji, jak również poza. Dodatkowo odpowiednie zarządzanie przepływem produktów leczniczych wspierane właściwie dobranymi narzędziami mobilnymi i prawidłowo skonfigurowanymi rozwiązaniami informatycznymi może skutkować lepszą gotowością szpitala do realizacji określonych wymogów prawnych. Z punktu widzenia bezpieczeństwa pacjenta i efektywności ekonomicznej placówek do najważniejszych procesów związanych z przepływem produktów leczniczych w kontekście zarządzania procesem obsługi pacjenta można zaliczyć:

• zamówienie produktów przez aptekę centralną u dostawcy,
• przyjęcie dostawy przez aptekę centralną,
• zamówienie produktów przez oddział w aptece centralnej,
• przyjęcie dostawy przez oddział,
• przygotowanie produktów do wydania na oddział,
• podanie produktów pacjentowi,
• identyfikację pacjenta.
  

Celem realizacji wyżej wymienionych procesów jest zapewnienie odpowiednich produktów leczniczych pacjentowi, któremu je zalecono w sposób gwarantujący mu jak największy poziom bezpieczeństwa pacjentów.

Z punktu widzenia skuteczności i efektywności realizacji wyżej wymienionych procesów, podprocesów i czynności kluczową rolę odgrywają dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację produktów leczniczych, jak również identyfikację pacjentów. W obu przypadkach sposób i poziom integracji i współdzielenia tych danych rzutuje na bezpieczeństwo pacjenta, będące pochodną skuteczności i efektywności zarządzania w innych obszarach działalności szpitala, między innymi zarządzania zapasami czy śledzenia przepływu produktów od momentu ich dostarczenia do szpitala do momentu ich podania pacjentowi.

Mając na uwadze liczbę błędów wynikających z niewłaściwego podania produktu leczniczego uzasadnione wydaje się podejście w pełni skoncentrowane na zapewnieniu maksymalnego poziomu bezpieczeństwa pacjenta. Oczywiste jest jednak, iż wybrane pomyłki w zakresie podania produktu leczniczego mogą wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami, takimi jak wydłużona hospitalizacja w wyniku powikłań, przekładającymi się z kolei na konsekwencje finansowe i dalsze zdrowotne. Należy również pamiętać, że w celu realizacji wyżej opisanej koncepcji konieczne jest podjęcie wielu działań, które będą skutkowały dostępnością określonego produktu leczniczego i o właściwej dacie ważności. Nie bez znaczenia jest również model dystrybucji produktów leczniczych, metody regulowania poziomu ich zapasów, jak również sposoby gromadzenia danych o procesie leczenia pacjenta. Te działania mogą być realizowane na różne sposoby i z wykorzystaniem różnych poziomów środków finansowych. Daje to szpitalom możliwości zapewnienia maksymalnego poziomu bezpieczeństwa pacjenta, przy jednoczesnej racjonalizacji określonych procesów logistycznych.

Wybrane narzędzia i rozwiązania na rzecz usprawniania logistyki szpitali, m.in. systemy komputerowe, techniki automatycznego gromadzenia danych (np. kody kreskowe), czy globalne standardy identyfikacyjne (np. GS1) pozwalają na uzyskanie wyższego poziomu bezpieczeństwa pacjenta, przy jednoczesnej racjonalizacji wybranych procesów szpitalnych. Badania wykazują, że dzięki zastosowaniu sprawdzonych w innych branżach rozwiązań i nowoczesnych technologii możliwe jest osiągnięcie daleko idących korzyści finansowych, a tym samym integracja celu społecznego z celem gospodarczym/biznesowym⁷. Racjonalizacja kosztów za pomocą dostępnych metod i narzędzi może przyczynić się do lepszej efektywności ekonomicznej realizowanych procesów, a dodatkowo w jeszcze większym stopniu wesprzeć realizację celu, jakim jest bezpieczeństwo pacjenta.

Artykuł dr Anny Gawrońskiej z Zakładu Innowacji w Ochronie Zdrowia Szkoły Głównej Handlowej.

Źródło:

1. Janiak, T., 2006, Słownik terminologii logistycznej, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań.

2. Rzeczyński, B., 2007, Logistyka Miejska, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań.

3. Coyle, J.J., Bardi, E.J., Langrey, Jr.J.C., 2002, Zarządzanie Logistyczne, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa.

4. Klimczak, D., Olszewski, W., 2014, Logistyka w szpitalach: Znaki identyfikacyjne jako element systemu obiegu informacji, Logistyka, nr 5, s. 1917-1921.

5. Dembińska-Cyran, I., 2005, Internal and external supply chain of hospital, LogForum, vol.1, iss. 1, no. 5.

6. Grissinger, M., 2007, The five rights: A destination without a map, ISMP Medication Safety Alert, no. 12.

7. Ebel, T., George, K., Larsen, E., Neal, E., Shah, K., Shi, D., 2012, Strength in unity. The promise of global standards in healthcare, McKinsey&Company.

Przeczytaj także: „Uwaga, nadchodzi AI” i „Nie cofajmy szpitali do czasów zeszytów i długopisów”.