Bezpiecznie jak w sejfie – UnitBox, czyli system automatycznych apteczek lekowych

– UnitBox to zaawansowane technologicznie rozwiązanie, które organizuje, zabezpiecza i optymalizuje logistykę lekową w szpitalach i w placówkach medycznych – mówi ekspert logistyki lekowej z Pixel Technology Łukasz Majda.

Niedawno do jednego z małopolskich szpitali wkroczyła policja wraz z biegłym. Interwencja była spowodowana upublicznieniem przez TVN24 nagrania, na którym widać lekarza podłączonego do kroplówki i jednocześnie przyjmującego pacjentów. Według TVN24 lekarz szpitalnego oddziału ratunkowego podczas dyżuru miał zlecić rezydentce wstrzyknięcie do kroplówki, do której był podłączony, silnie uzależniającego środka. Czy takich i potencjalnie podobnych sytuacji można uniknąć?
– Oczywiście, jeśli powyższe doniesienia okazałyby się faktem, to w przypadku skorzystania z rozwiązań technologicznych w postaci systemu automatycznych apteczek oddziałowych, który technicznie i technologicznie blokowałby nieuprawnione korzystanie z leków, do takiego incydentu prawdopodobnie nigdy by nie doszło. Brak odpowiedniego, bezpiecznego systemu dystrybuowania leków umożliwia niestety różne nadużycia. W 2023 r. zapadł wyrok w podobnej sprawie. Kara pieniężna nie była duża, ale pozostałe konsekwencje okazały się wyjątkowo bolesne. Lekarz dostał wyrok zakazujący wykonywania zawodu, a zastępca dyrektora szpitala zakaz pełnienia funkcji publicznych. Co istotne, żaden dyrektor szpitala bez odpowiedniego wsparcia technologicznego nie jest w stanie prawidłowo nadzorować systemu przyjmowania i wydawania leków. Mówiąc szczerze – bez specjalistycznych narzędzi jest w tej kwestii bezradny.

Zawsze staram się podkreślać, że z psychologicznego punktu widzenia wdrożenie systemu UnitBox to działanie prewencyjne, eliminujące w dużej mierze tego typu zagrożenia już na etapie pomysłu. Sytuacja jest prosta – jeśli ktoś wie, że może być przyłapany na gorącym uczynku, prawdopodobnie nie zdecyduje się na łamanie prawa. W UnitBox każdy pracownik, który chce skorzystać z urządzenia, może użyć wyłącznie swojej karty dostępu. Przebieg wszystkich czynności związanych z logistyką leków jest nie tylko odnotowywany w systemie, ale także dodatkowo zabezpieczony nagraniem z kamery. Cały proces staje się dzięki temu przejrzysty. W przypadku gdy szpital nie dysponuje takimi zabezpieczeniami, system jest dziurawy. Nawet jeśli wiadomo, że coś zginęło, to często trudno znaleźć winnych. Cała odpowiedzialność spada wtedy na kadrę zarządzającą. Kiedy w mediach udostępniono nagranie TVN24 ze szpitala, pokazałem je pracownikom naszego zespołu zajmującego się UnitBox, mówiąc: „Słuchajcie, nasza praca jest właśnie po to, by takie sytuacje nie miały miejsca”. Z drugiej strony chciałbym przy tej okazji wyraźnie podkreślić, że nie można stygmatyzować konkretnego środowiska medycznego – to są przypadki jednostkowe. Ale prawda jest taka, że tego typu sytuacja mogła mieć miejsce w każdym szpitalu, który nie posiada skutecznych, nowoczesnych zabezpieczeń. Warto powiedzieć, że system UnitBox to nie tylko bezpieczeństwo, ale i wygoda. To elektroniczne recepty, szybki dostęp do leków, mniej pracy papierkowej i optymalizacja stanów magazynowych. Wszystko oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami, wytycznymi i dobrymi praktykami. Czy wspominałem, że nasze e-apteczki działają zgodnie z zasadą FIFO (first in first out)? UnitBox to przemyślany, dopracowany system, który wspiera kadrę medyczną i zarządzającą zgodnie z koncepcją lean management, maksymalizując tym samym wykorzystywanie zasobów.

To ciekawe. Proszę o szczegóły.
– UnitBox to zaawansowane technologicznie rozwiązanie, które organizuje, zabezpiecza i optymalizuje logistykę lekową w szpitalach i w placówkach medycznych. E-apteczki, będące częścią systemu, wyglądają trochę jak sejfy z wydzielonymi specjalnymi strefami, w których jest możliwość ustawiania różnych temperatur i wilgotności. Dzięki temu leki oraz środki medyczne są przechowywane w optymalnych dla siebie, stale monitorowanych warunkach. Urządzenia posiadają również zintegrowane lodówki, a także moduły do przechowywania leków narkotycznych i opioidowych. Dodatkowo są wyposażone w intuicyjny interfejs z ekranem dotykowym i czytnik kart RFID pozwalający na skanowanie kodów kreskowych 1D i 2D. Nie ma możliwości, by dochodziło do pomyłek związanych z błędnym podaniem leków – każdy pacjent na przypisaną elektroniczną receptę. Warto wspomnieć, że nasze urządzenia można łatwo zintegrować z wszystkimi cyfrowymi platformami szpitalnymi. To idealne, elastyczne rozwiązanie zarówno dla mniejszych szpitali, jak i dużych ośrodków medycznych.

Czy optymalizacja dotyczy też czasu pracy personelu?
– Zdecydowanie tak. Statystycznie pielęgniarki spędzają nawet do 40 proc. czasu pracy na przygotowywaniu leków dla pacjentów i na załatwianiu spraw biurowych. To prowadzi do obniżenia jakości opieki przy łóżku pacjenta oraz powoduje znaczne przeciążenie personelu medycznego. Dzięki naszemu produktowi pielęgniarki mogą się skupić na pacjentach, a nie na biurokracji. Co ważne, urządzenia są łatwe w obsłudze. Podczas jednego ze szkoleń nasz pracownik dał pielęgniarce kartę dostępu do UnitBox. Po 20 minutach zaczęła ona bez żadnych problemów obsługiwać urządzenie.

Co jeszcze przekonuje dyrektorów do korzystania z UnitBox?
– Zdecydowanie są to oszczędności finansowe. UnitBox automatyzuje śledzenie stanów magazynowych, aby utrzymać stały optymalny poziom zapasów i zminimalizować ilość leków, które mogą się przeterminować. W oczywisty sposób wpływa to na koszty prowadzonej działalności. One też podlegają optymalizacji i to na różnych poziomach. Samo ograniczenie dostępu do szaf lekowych wywiera pozytywny wpływ na ponoszone koszty. Ograniczenie zapasów to uwolnienie środków finansowych, które zalegają w aptekach i apteczkach, co wpływa na poprawę, z reguły zachwianej, płynności finansowej szpitali.

Komentarz dyrektora
– UnitBox monitoruje i ulepsza nasze procesy. To nie tylko maszyna, ale cały system wspomagający logistykę lekową – mówi Roman Wysocki, dyrektor generalny Samodzielnego Publicznego Zespołu Zakładów Opieki Zdrowotnej w Kozienicach, w którym został wdrożony system UnitBox.

Praktyka pokazuje, że poprawa wskaźników związanych z rotacją zapasów, szczególnie w dużych jednostkach, może uwolnić naprawdę znaczne środki finansowe. System UnitBox optymalizuje funkcjonowanie całej gospodarki lekowej. Dzięki temu wiemy, jak prawidłowo tworzyć zapasy leków i środków medycznych. W skrócie – korzystanie z UnitBox powoduje oszczędności dla szpitali w wysokości średnio 15–30 proc. budżetu na leki i artykuły medyczne. Ważne jest także to, że wraz z urządzeniem wdrażane są odpowiednie procedury, co jest uwzględniane chociażby przy akredytacji szpitala i ustalaniu wysokości środków przekazywanych świadczeniodawcom przez Narodowy Fundusz Zdrowia. UnitBox to zatem bezpieczeństwo, optymalizacja pracy, ekonomiczne zarządzanie stanami magazynowymi, wygoda, wyższy przelicznik punktów JGP i więcej pieniędzy. Korzyści zaczynają być zauważalne od pierwszego dnia pracy z naszymi e-apteczkami.

Więcej o UnitBox na stronie internetowej: www.unitbox.info.